Beherrschen Sie die Budgetierung und Prognose von Hotels: Ein vollständiger Leitfaden

Das Die globale Hotelbranche erreichte 2023 1,5 Billionen US-Dollar — Bekommst du deinen Anteil? Intelligente Budgetierung und Prognosen sind der Schlüssel, um Gewinne zu steigern und immer einen Schritt voraus zu sein.

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Ganz gleich, ob Sie ein Boutique-Hotel oder eine Resortkette leiten, dieser Leitfaden behandelt bewährte Strategien, die Ihnen helfen, intelligenter zu planen und Ihr Geschäftsergebnis zu steigern. Beginnen wir damit, die Grundlagen der Hotelbudgetierung und -prognose zu beherrschen.

Was ist der Unterschied zwischen Hotelbudgetierung und Prognose?

Um einen umfassenden Überblick über die Finanzen Ihres Hotels zu erhalten, müssen Budgetierung und Prognose Hand in Hand gehen. Ihr Budget ermöglicht es Ihnen zwar, Ihren gesamten Cashflow zu verstehen, aber Prognosen helfen Ihnen dabei, intelligente Anpassungen vorzunehmen, um auf sich ändernde Nachfragemuster zu reagieren.

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Die Budgetierung ist ein wichtiges Instrument, um sich einen Überblick über das aktuelle Finanzprofil Ihres Unternehmens zu verschaffen. Bei Prognosen werden historische Daten, Markttrends und aktuelle Buchungen verwendet, um die zukünftige Entwicklung vorherzusagen. Stellen Sie sich Ihr Budget als Ziel und Prognosen als Ihr GPS vor.

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Zur Veranschaulichung: Die Berücksichtigung der Ausgaben des letzten Monats ist ein Beispiel für Budgetierung, und die Planung, den Personalbestand zu reduzieren, wenn ein saisonaler Rückgang der Buchungen erwartet wird, ist ein Beispiel für Prognosen.

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Zusammen sind sie leistungsstarke Tools. Während Ihr Budget die finanziellen Ziele im Großen und Ganzen festlegt, helfen Ihnen Prognosen dabei, intelligente Anpassungen vorzunehmen, damit Sie der Nachfrage immer einen Schritt voraus sind.

Was beinhaltet der Hotelbudgetierungsprozess?

Definieren Sie Ihr Framework

Schauen wir uns zunächst den Rahmen für die Erstellung eines Budgets an. Es gibt sechs Hauptbereiche, auf die Sie sich bei der Datenerfassung konzentrieren sollten:

1. Umsatz: Zimmer, Essen und Trinken (F&B) und andere Dienstleistungen je nach Nachfrage
2. Betriebskosten: Arbeit, Nebenkosten, Wartung, Zubehör
3. Fixe Kosten: Versicherung, Steuern
4. Variable Ausgaben: Provisionen für Online-Reisebüros (OTA), Kosten für Annehmlichkeiten
5. Investitionskosten: Ausrüstung, Renovierungen
6. Gewinnziele: Erwartetes Geschäftsergebnis

Stellen Sie das richtige Team zusammen

Bevor Sie die Daten sammeln, benötigen Sie die richtigen Teammitglieder — und dazu gehört mehr als nur Ihre Finanzabteilung! Zu den wichtigsten Akteuren gehören:

• Manager an der Rezeption
• Leiter der Hauswirtschaft
• Führende Unternehmen im Bereich Lebensmittel und Getränke
• Vertriebsleiter
• Leiter der Wartungsabteilung

Zusätzlich zu allen anderen relevanten Parteien, die für Ihre Immobilie gelten könnten.

Sammle die Zahlen

Jetzt ist es an der Zeit, die Zahlen des letzten Jahres zu sammeln, einschließlich des Umsatzes (vorzugsweise nach Gästesegmenten), der Erfassung der Hotelkosten, der Markttrends und der Leistung der Konkurrenz. Achten Sie dabei darauf, ungewöhnliche Ereignisse oder einmalige Ausgaben zu kennzeichnen, die Ihre Daten verfälschen könnten.

Entwickeln Sie eine Zeitleiste

Erstellen Sie als Nächstes einen angemessenen Zeitplan, indem Sie Ihre Einreichungsfrist festlegen und rückwärts arbeiten. Achten Sie darauf, dass Sie genügend Spielraum für Überprüfungen und Überarbeitungen durch die Abteilungen haben.

Beginne den Deep Dive

Jetzt ist es an der Zeit, ernsthaft mit der Budgetierung zu beginnen! Der nächste Abschnitt enthält alle Details zur Erstellung eines umfassenden Budgetierungsrahmens.

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Profi-Tipp: Planen Sie Ihre Budgetbesprechungen, wenn die monatlichen Finanzdaten aktuell sind, damit Sie in Echtzeit Einblicke in die aktuelle Leistung erhalten.

4 Schritte zu einem umfassenden Hotelbudget

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1. Kategorisieren Sie Ihren Umsatz

Beginnen Sie zunächst mit Ihren Einnahmequellen. Unterteilen Sie sie in Segmente, um die Einnahmen aus Zimmern, Speisen und Getränken (gegebenenfalls weitere Unterteilung in Einnahmen aus Zimmerservice und Restaurants), Wellnessdienstleistungen, Parkplätzen und allen anderen Kategorien, die für Ihre Unterkunft gelten, zu berücksichtigen.

2. Konto für Ausgaben

Als Nächstes ist es an der Zeit, Ihre Ausgaben zu planen. Einige wichtige Kosten, die es einzubeziehen gilt, sind:

• Arbeit und Gehaltsabrechnung
• Marketing-, Werbe- und Vertriebskosten
• Verwaltungsgebühren, Lizenzen und allfällige jährliche Genehmigungen
• Sonstige Kosten wie Bankgebühren, Anwaltskosten und Landschaftsgestaltung

3. Planen Sie die Saisonalität ein

Achten Sie nun darauf, die Saisonalität sowohl bei den Einnahmen als auch bei den Ausgaben zu berücksichtigen. In Ihrer Hochsaison im Sommer sind beispielsweise möglicherweise mehr Haushälterinnen und Kellner erforderlich, während im Winter möglicherweise höhere Heizkosten anfallen.

4. Budget für das Unerwartete

Zu guter Letzt sollten Sie für jede Abteilung Kontingente einrichten. Vielleicht ist es ein Puffer von 3% für Tariferhöhungen oder eine zusätzliche Versicherungspolice für unerwartete Wartungsarbeiten. Es ist besser, jetzt zu planen, als später zu kramen!

So prognostizieren Sie die zukünftige Leistung Ihres Hotels

Um eine Leistungsprognose für Hotels zu erstellen, ist es wichtig, Ihre wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) zu analysieren. Wie Pete Sams von der Davidson Hospitality Group sagt:“Benchmarking ist entscheidend.“ Und STR-Daten zeigt, dass Hotels, die ein detailliertes KPI-Tracking verwenden, die betriebliche Effizienz kontinuierlich verbessern und die Rentabilität des Hotels maximieren.

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Zu Ihren wichtigsten Kennzahlen, die es zu verfolgen gilt, gehören:

• Belegungsrate (OCC): Nicht nur deins, sondern dein Comp-Set ebenso
• Durchschnittlicher Tagessatz (ADR): Verfolgen Sie dies anhand der Markttrends
• Umsatz pro verfügbarem Zimmer (RevPAR): Ihr ultimativer Leistungsindikator
• Bruttobetriebsgewinn pro verfügbarem Zimmer (GOPPAR): Weil Umsatz nichts bedeutet, ohne Ihre Gewinnspanne zu verstehen
• Marktdurchdringungsindex (MPI): Deine Leistung im Vergleich zu deinem Comp-Set

Es geht aber nicht nur darum, die Zahlen zu kennen; Sie müssen die Geschichte hinter den Zahlen kennen. Wenn Ihr RevPAR beispielsweise im Trend liegt, was treibt ihn an? Handelt es sich um Ratenstärke oder um OCC-Gewinne? Wenn Sie die Muster analysieren und verstehen, ist es dieser entscheidende Kontext, der es Ihnen ermöglicht, genaue Prognosen zu treffen und intelligentere Preisentscheidungen zu treffen.

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Um vorherzusagen, was als Nächstes kommt, werfen Sie einen Blick auf Ihre Marktbedingungen. Welche Veranstaltungen kommen in die Stadt? Kommen neue Wettbewerber in die Gegend? Anhand Ihrer historischen Leistungsdaten, Ihres aktuellen Buchungstempos und Ihrer Marktinformationen können Sie genaue Prognosen erstellen. Und um in Zeiten mit hoher Nachfrage optimale Ergebnisse zu erzielen, können diese wöchentlich oder sogar täglich aktualisiert werden, um Ihre Preisstrategie und Umsatzprognosen flexibel zu gestalten.

Wie Technologie die Budgetierung und Prognose vereinfacht

Die Technologie hat die Art und Weise, wie Hoteliers ihre Finanzplanung durchführen, völlig verändert, und ihre Wirkung geht auch über die reine Zahlenverarbeitung hinaus! Mit 76% der Hotels Immer noch mit Personalmangel konfrontiert, sind technische Lösungen unverzichtbar geworden, um Immobilien bei der Verwaltung des Betriebs zu unterstützen — etwas, das in Zeiten hoher Nachfrage von entscheidender Bedeutung ist. Schauen wir uns an, welche Arten von Tools einen Unterschied machen:

1. Immobilienverwaltungssysteme (PMS): PMS waren schon immer nützlich, aber jetzt sind sie fortschrittlicher als je zuvor. Viele können in Business-Intelligence-Plattformen integriert werden, um historische Daten, Buchungsmuster und Markttrends auf Knopfdruck schnell zu analysieren. Diese helfen Ihnen dabei, genauere Budgets und Prognosen zu erstellen und gleichzeitig den gesamten Prozess effizienter zu gestalten.
2. Revenue Management Systems (RMS): Ein automatisiertes RMS macht das Erraten der Zimmerpreise für jede Nacht überflüssig, da lokale Marktdaten analysiert und die Preise entsprechend festgelegt werden. Darüber hinaus lassen sich moderne RMS direkt mit PMS, Channel-Managern und Online-Reisebüros um sofort die genauesten Buchungsinformationen zu erhalten.
3. Dedizierte Hotelbudgetierungssoftware: Um die Budgetierung und Prognose weiter zu optimieren, gibt es viele Softwareunternehmen sind entstanden, um den Prozess vollständig zu automatisieren. Diese können direkt in Ihre PMS- und RMS-Systeme integriert werden und bieten tiefe Einblicke sowohl für einzelne Immobilien als auch für ganze Portfolios.
4. Technologie für das Gästeerlebnis: Die Verbesserung des Gästeerlebnisses ist eine kluge Investition — sie macht Reisende glücklicher und steigert Ihr Geschäftsergebnis. Zum Beispiel Dynamische Upsells kann den Upsell-Umsatz um 250% steigern, indem Gästen automatisch Add-Ons und Upgrades angeboten werden. Lösungen wie Digitale Autorisierungen die Kreditkartenabwicklung beschleunigen, das Gasterlebnis verbessern und die PCI-I-Konformität sicherstellen, Tausende retten indem Rückbuchungen verhindert werden.

Beherrschen Sie die Budgetierung und Prognose von Hotels: Tipps für den Erfolg

Wie Sie sehen, sind Budgetierung und Prognosen wichtige Bestandteile der Rolle eines Hoteliers! Um es kurz zu machen: Erfolgreiche Hotelprognosen hängen von einigen wichtigen Praktiken ab:

1. Überprüfen Sie Ihre Prognosen regelmäßig und passen Sie sie an Marktveränderungen und das Buchungstempo an.
2. Binden Sie die Abteilungsleiter frühzeitig ein und ziehen Sie sie für ihre Zahlen zur Rechenschaft.
3. Dokumentieren Sie alle besonderen Überlegungen, von lokalen Ereignissen bis hin zu Auswirkungen von Renovierungsarbeiten.
4. Wenn Abweichungen auftreten, versuchen Sie herauszufinden, warum — und nutzen Sie diese Erkenntnisse dann, um den Finanzplanungsprozess für Hotels im nächsten Jahr zu verbessern.
5. Budget für die richtige Technologie, um die Erwartungen der Gäste zu erfüllen und den Betrieb zu verbessern.

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