Leitfaden zum Hotelzimmerreservierungssystem: Die wichtigsten Vorteile, Funktionen und Trends

Stellen Sie sich vor: Sie sind an Ihrer Rezeption und die Reservierungen strömen herein. Jeder Agent ist am Telefon, überall liegen Zeitungen mit Gästeinformationen, das Faxgerät spuckt Nachrichten aus und in der Lobby gibt es eine Menschenmenge, die hofft, in letzter Minute ein Zimmer zu finden.

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Klingt nach deinem letzten Albtraum? Wir versprechen, dass es einen besseren Weg gibt! Es gibt eine Technologie, die bei all diesen und weiteren Problemen helfen kann: ein Hotelreservierungssystem. In diesem Handbuch erfahren Sie alles, was Sie über diese Software wissen müssen, von der Funktionsweise bis hin zu den unverzichtbaren Funktionen, die echte Ergebnisse liefern.

Was ist ein Hotelreservierungssystem?

Ein Hotelzimmerreservierungssystem, auch bekannt als zentrales Reservierungssystem (CRS) ist eine Software, die Inventar, Buchungen und Preise verwaltet.

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Mit diesen Systemen können Sie:

 
• Zimmerverfügbarkeit in Echtzeit anzeigen: Sehen Sie sich sofort den aktuellen Zimmerbestand und die Preise an, um genaue Buchungen zu gewährleisten.
 
• Sorgen Sie für sichere Zahlungen: Bearbeiten Sie Einzahlungen, Rückerstattungen und Online-Zahlungen mit Leichtigkeit, damit Ihre Gäste zufrieden sind und Ihre Buchungen korrekt sind.
 
• Buchungen von mehreren Kanälen aus verwalten: Synchronisieren Sie die Verfügbarkeit auf Plattformen wie Ihrer Website, Expedia und Booking.com.
 
• Automatisieren Sie Bestätigungen: Senden Sie Buchungsbestätigungen, Erinnerungen und Updates an Gäste.
 
• Aktiviere dynamische Preisgestaltung: Passen Sie die Zimmerpreise je nach Nachfrage, Belegung oder Jahreszeit an, um den Umsatz zu steigern und dafür zu sorgen, dass Ihr Hotel voller Gäste ist.

In welche Systeme lassen sich Hotelzimmerreservierungsplattformen integrieren?

In Kombination mit anderer Software in Ihrem Tech-Stack für das Gastgewerbe steigert die Reservierungssoftware für Hotelzimmer die Gästebindung, steigert den Umsatz und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Es gibt viele Systeme, die Sie in Ihre Hotelzimmerreservierungsplattform integrieren können, darunter:

 
• Immobilienverwaltungssysteme (PMS): Wenn Sie Ihr Reservierungssystem mit Ihrem PMS verbinden, können Sie den Betrieb vollständig optimieren, indem Sie ein System erstellen, das alles in Ihrem Hotel berücksichtigt, einschließlich der Haushaltsführung, der Rezeption und der Inventarisierung.
 
• Umsatzmanagementsysteme: Behalten Sie den Überblick darüber, wo Umsätze generiert werden und welche Reservierungen die meisten Einnahmen bringen, indem Sie sie in ein Revenue Management System integrieren.
 
• Kanalmanager: Wenn Sie Ihre Zimmerreservierungsplattform mit Ihrem Channel Manager kombinieren, können Sie Ihre Zimmerpreise und Verfügbarkeit auf all Ihren Kanälen miteinander verknüpfen, einschließlich OTAs (z. B. Expedia, Booking.com) und der Website Ihrer Unterkunft.
 
• Plattformen für das Gasterlebnis: Durch die Integration mit einer Plattform für das Gasterlebnis können Sie in jeder Phase ihrer Reise mit Gästen kommunizieren, von der Buchung bis zum Aufenthalt.

So funktioniert ein Buchungssystem für Hotelzimmerreservierungen

Also, wie sieht ein Reservierungssystem in Aktion aus? Hier ist ein kurzer Überblick über den Prozess:

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1. Einrichtung: Der Revenue Manager des Hotels beginnt mit der Eingabe von Preisen, Inventar und Buchungsregeln in das System.
 
2. Verteilung: Diese Daten werden mit dem PMS geteilt und an Buchungskanäle wie die Website des Hotels verteilt. Online-Reisebüros (OTAs) und die globales Vertriebssystem (GDS) über eine Kanalverwaltungssoftware.
 
3. Buchung: Wenn ein Gast über einen beliebigen Kanal bucht, wird die Reservierung an das System und das PMS gesendet. Das System aktualisiert automatisch die Verfügbarkeit auf allen Plattformen, um Überbuchungen zu verhindern.
 
4. Integration: Die bidirektionale Konnektivität gewährleistet eine reibungslose Kommunikation zwischen dem PMS des Reservierungssystems und anderer wichtiger Software und reduziert so das Risiko von Fehlern bei manuellen Aktualisierungen.
 
5. Nach der Buchung: Wenn die Gasterlebnis-Software integriert ist, können Gäste personalisierte Angebote erhalten Upsell-Angebote und nutzen Sie praktische Funktionen wie das mobile Ein- und Auschecken, während Sie wertvolle Gästedaten sammeln.

Arten von Hotelzimmerreservierungssystemen

Das ideale Hotelreservierungssystem hängt von den spezifischen Anforderungen und dem Budget Ihrer Unterkunft ab. Es gibt zwei Haupttypen, die in Betracht gezogen werden müssen:

 
• Eigenständiges Hotelreservierungssystem: Unabhängige Systeme verwalten Buchungen und Inventar kanalübergreifend und lassen sich gleichzeitig in Ihr bestehendes Immobilienverwaltungssystem integrieren. Das funktioniert gut, wenn Sie bereits ein PMS haben, das Sie behalten möchten.
 
• Integrierte PMS-Lösungen: All-in-One-Plattformen, die Reservierungsmanagement mit Hotelbetrieb, Zimmerreinigung und Gästeservice kombinieren. Diese Systeme bieten einen nahtlosen Datenfluss zwischen allen Hotelbetrieben, bieten jedoch im Vergleich zu eigenständigen CRS-Optionen möglicherweise nicht so viele Anpassungen.

5 Vorteile der Verwendung eines Hotelzimmerreservierungssystems

Die Verwaltung von Buchungen ist nur der Anfang. Ein fortschrittliches Reservierungssystem kann alles tun, von der Entlastung der Mitarbeiter bis hin zur Erhöhung der Gästebindung.

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Hier sind die größten Vorteile, die diese Technologie bietet:

1. Verbessern Sie das Gasterlebnis

Reisende wollen alles: bequeme Buchungen, sichere Zahlungsabwicklung und personalisierte Erlebnisse. Die Reservierungssoftware macht es möglich, indem sie Ihre Unterkunft in einen 24/7-Betrieb umwandelt, sodass Gäste ihre Aufenthalte sofort sichern können — von jedem Gerät, zu jeder Zeit, auf jedem Kanal.

2. Steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter

Sich wiederholende Aufgaben wie Inventaraktualisierungen, Preisanpassungen und Buchungsbestätigungen verschlingen die Zeit Ihres Teams und lenken den Fokus davon ab, ein unvergessliches Gästeerlebnis zu bieten. Die Reservierungssoftware für Hotelzimmer automatisiert diese Aufgaben, sodass sich Ihre Mitarbeiter auf komplexere Arbeiten konzentrieren und den Gästen ihre volle Aufmerksamkeit schenken können, wann immer sie benötigt wird.

3. Maximieren Sie den Umsatz mit Direktbuchungen

Wussten Sie, dass Großhandelspreise — die Praxis, Zimmer in großen Mengen an Reisebüros und Reiseveranstalter zu einem ermäßigten Preis zu verkaufen — Sie bis zu 10% oder mehr im Umsatz pro Jahr? Direkte Buchungen sind zweifellos besser für das Geschäftsergebnis Ihres Hotels, aber es kann schwierig sein, mit verschiedenen Buchungsseiten zu konkurrieren.

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Ein CRS bietet Ihnen eine professionelle Buchungsoberfläche, die direkte Reservierungen fördert. Die Vorteile sind zweifach: Sie behalten mehr Umsatz, indem Sie die mit jedem Aufenthalt verbundenen Gemeinkosten reduzieren, und sammeln die notwendigen Daten, um direkte Beziehungen zu Ihren Gästen aufzubauen.

4. Steigern Sie den Nebenumsatz

Zusätzlich zu dem Geld, das Sie mit der Reservierung von Zimmern verdienen, erhöht Upselling Ihren Nebenumsatz um bis zu 250%. Mit einem integrierten Reservierungssystem können Sie strategisch werben Zimmer-Upgrades und Zusatzleistungen, nachdem Gäste eine Reservierung vorgenommen haben, um ihren Aufenthalt zu verbessern und Ihren Aufenthalt zu erhöhen Umsatz pro verfügbarem Gast.

5. Rationalisieren Sie Zahlungen und reduzieren Sie Fehler

Ein Managementsystem für Hotelzimmerreservierungen kann Karten validieren, Einzahlungen verarbeiten und Aufzeichnungen sicher speichern. Das bedeutet keine manuellen Eingaben mehr, weniger Fehler und bessere finanzielle Absicherungen für Ihr Hotel und Ihre Gäste.

Funktionen, die Sie bei der Auswahl von Hotelzimmerreservierungssystemen in die engere Wahl ziehen sollten

Ihr Reservierungssystem sollte über einfache Buchungen und Zahlungsabwicklung hinausgehen — es sollte Ihnen helfen, außergewöhnliche Gästeerlebnisse zu bieten und gleichzeitig das Leben Ihres Teams zu erleichtern.

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Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten:

1. Nahtlose Technologie-Integration

Ihr CRS sollte in eine Vielzahl anderer Systeme integriert werden, um seine Vorteile zu maximieren, von der robusten Datenerfassung bis hin zur Automatisierung von Aufgaben.

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Dies kann Folgendes beinhalten:

 
• Immobilienverwaltungssysteme
 
• Kassensysteme
 
• Buchungsmaschinen für Websites
 
• Channel-Manager und Online-Reisebüros
 
• Software für das Gasterlebnis
 
• Systeme für das Kundenbeziehungsmanagement
 
• Metasuchmaschinen
 
• Software für das Umsatzmanagement von Hotels
 
• Weltweite Vertriebssysteme
 
• Großhändler

2. Sichere Zahlungsabwicklung

Ihr System sollte in der Lage sein, mehrere Zahlungsmethoden und Währungen zu verarbeiten und gleichzeitig die strikte PCI-Konformität einzuhalten. Halten Sie Ausschau nach Funktionen wie automatisierten Vorautorisierungen und sicheren Zahlungsplattformen, die Rückbuchungen reduzieren.

3. Intelligentes Reservierungsmanagement für Gäste

Wenn Sie in ein CRS investieren, stellen Sie sicher, dass es die Präferenzen der Gäste erfassen und speichern kann, damit Sie genau vorhersehen können, was Ihre Gäste zum richtigen Zeitpunkt wünschen. Zum Beispiel Canary's KI-gestützte dynamische Upsells lässt sich in verschiedene CRSs integrieren und ermöglicht es Ihnen, automatisierte, personalisierte Angebote zu senden, die auf der Gästehistorie und den Buchungsmustern basieren.

4. Operations stehen bei Mobilgeräten an erster Stelle

Ihr Team benötigt rund um die Uhr Zugriff auf Reservierungsdaten. Moderne Systeme bieten mobile Apps, mit denen du Buchungen verwalten, Preise anpassen und sofort auf Gästeanfragen reagieren kannst. Diese Mobilität kann die Reaktionszeiten verbessern und mehr Last-Minute-Buchungen erfassen.

5. Anpassungsmöglichkeiten

Jede Unterkunft ist einzigartig, daher sollte Ihr System es Ihnen ermöglichen, die Stornierungsbedingungen für Hotelbuchungen und die Kommunikation mit Gästen an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Achten Sie auf Drag-and-Drop-Benutzeroberflächen, die eine einfache Anpassung ermöglichen, ohne dass technisches Fachwissen erforderlich ist.

6. Analytik in Echtzeit

Sofortige Einblicke in Buchungsmuster, Kanalleistung und Umsatzkennzahlen sind wichtige Funktionen, die ein CRS haben muss. Diese Informationen ermöglichen es Ihnen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die zunehmen RevPAR.

7. Weltweiter Gäste-Support

Internationale Gäste benötigen ein vertrautes Buchungserlebnis. Wählen Sie ein System, das automatische Sprachübersetzung und Währungsumrechnung bietet, um Gäste von überall auf der Welt bedienen zu können.

So wählen Sie das richtige Hotelzimmerreservierungssystem

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie entscheiden sollen, in welches Hotelreservierungsmanagementsystem Sie investieren sollen? Berücksichtigen Sie zunächst wichtige Faktoren wie die Größe und das Budget Ihrer Unterkunft, um einige Optionen sofort auszuschließen. Wenn Sie beispielsweise ein kleines Boutique-Hotel haben, könnten Einfachheit und Erschwinglichkeit Ihre Prioritäten sein, während größere Hotels möglicherweise erweiterte Funktionen benötigen, um Buchungen mit hohem Buchungsvolumen abzuwickeln.

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Sobald Sie eine Liste mit Interessenten haben, ist es an der Zeit, Grundlagenforschung zu betreiben. Fordern Sie Demos an, vergleichen Sie Optionen und lesen Sie Bewertungen von anderen Hotelbetreibern, um sicherzustellen, dass das System Ihren Bedürfnissen und Erwartungen entspricht.

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Planen Sie schließlich Mitarbeiterschulungen, damit jeder die Vorteile des neuen Systems versteht und weiß, wie es sein volles Potenzial ausschöpfen kann.

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Was kommt als Nächstes? 6 Zukunftstrends bei Hotelzimmerreservierungssystemen

Schauen wir uns an, was die Zukunft für Hotelzimmerreservierungssysteme bereithält.

 
1. Reise des Gastes Integration: Das moderne Gasterlebnis geht weit über das Buchungsfenster hinaus, weshalb zukunftsorientierte Hotels die Technologie für das Gästemanagement in den Mittelpunkt ihrer Geschäftstätigkeit stellen werden. Die Integration dieser Technologie in ein Reservierungssystem sorgt für ein besseres Erlebnis für Gäste und mehr Umsatz für Ihr Hotel.
 
2. Prädiktive Intelligenz: Fortschrittliches maschinelles Lernen antizipiert die Bedürfnisse von Gästen und Wartungsanforderungen, bevor sie entstehen, und analysiert automatisch Millionen von Aufenthaltsmustern, um die Zimmerzuweisung und die Servicebereitstellung zu optimieren.
 
3. Blockchain-Sicherheit: Systeme der nächsten Generation werden die Blockchain-Technologie für manipulationssichere Reservierungen und sofortige sichere Zahlungen verwenden. Dadurch werden Rückbuchungen vermieden und direkte Zimmertransfers von Gast zu Gast ermöglicht.
 
4. Immersive Zimmerauswahl: Dank Virtual- und Augmented-Reality-Technologie können Gäste bei der Buchung eine Vorschau bestimmter Zimmer ansehen und Grundrisse und Ausblicke in 3D erkunden, bevor sie ihren Aufenthalt bestätigen.
 
5. Sprachgesteuerte Systeme: Die Verarbeitung natürlicher Sprache ermöglicht die vollständige Sprachsteuerung von Reservierungen über intelligente Geräte, sodass Gäste und Mitarbeiter Buchungen über einfache Konversationen verwalten können.
 
6. Tools zur Umweltverträglichkeit: Intelligente Systeme verfolgen und optimieren die Umweltauswirkungen jedes Aufenthalts und lassen sich in die Gebäudesteuerung integrieren, um die Nachhaltigkeit von Hotels verbessern und geben den Gästen gleichzeitig Einblick in ihren CO2-Fußabdruck.

Sind Sie bereit, Ihr Gästeerlebnis über die Buchung hinaus zu verbessern? Erfahren Sie mehr darüber, wie Canary Technologies'Lösungen können in Ihr Hotelzimmerreservierungssystem integriert werden, um ein nahtloses, unvergessliches Gästeerlebnis zu schaffen.