Zahlungen sind das Rückgrat Ihres Hotelgeschäfts. Ohne sie würdest du nicht existieren. Darüber hinaus könnten die Zahlungsmethoden und die Technologie Ihres Hotels den Unterschied ausmachen zwischen Gasterlebnis und ein schlechter.
Es ist wichtig, die Zahlungsabwicklung im Hotel zu verstehen und zu wissen, welche Dienstleistungen und Technologien Ihnen zur Verfügung stehen; nicht nur, um ein großartiges Gästeerlebnis zu gewährleisten, sondern auch Betrug verhindern und sorgen Sie für die Einhaltung der Vorschriften.
Da sich die Anforderungen der Verbraucher täglich ändern, ist es wichtig, über die neuesten Best Practices, Regeln und Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben. Lesen Sie weiter, um mehr über die verschiedenen Arten von Zahlungsabwicklungsmethoden, Zahlungsarten und Möglichkeiten zur Gewährleistung der Sicherheit zu erfahren.
Was ist Hotelzahlungsabwicklung?
Die Zahlungsabwicklung im Hotel bezieht sich auf das System und die Verfahren, mit denen Sie Zahlungen für Gäste entgegennehmen. Da immer weniger Menschen Bargeld bei sich haben und mit Bargeld bezahlen, sind Kredit- und Debitkartenzahlungen zur Norm geworden. Diese neue bargeldlose Welt bringt jedoch einige Herausforderungen für Hotels mit sich.
Das Akzeptieren von Kreditkartenzahlungen ist teurer als das gute alte Bargeld. Das liegt daran, dass, wenn ein Gast seine Daten online eingibt oder eine Transaktion an Ihrer Rezeption tätigt, die entsprechende Bank eine Gutschrift ausstellen muss — was für Sie mit einer Gebühr (auch Interchange genannt) verbunden ist.
Die Art und Weise, wie Ihr Hotel Zahlungen verarbeitet, spielt eine entscheidende Rolle, um Ihren Mitarbeitern und Gästen ein reibungsloses, komfortables Erlebnis zu bieten.
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Arten von Hotelzahlungsabwicklungslösungen
Kreditkartenterminals
Kreditkartenterminals sind eine traditionellere Art der Abwicklung von Hotelzahlungen. Gäste geben ihre Debit- oder Kreditkarte ein, tippen oder ziehen sie mit der Maus durch, um Zahlungen zu tätigen.
Integrierte Immobilienverwaltungssysteme (PMS)
Ein integriertes Immobilienverwaltungssystem (PMS) ist eine spezialisierte Softwarelösung zur Rationalisierung und Automatisierung der Verwaltung Ihres Hotelbetriebs.
Sie umfassen eine Reihe von Funktionen, aber was dieses System relevant macht, ist seine Fähigkeit, es in Ihr POS-System (Point of Sale) zu integrieren.
Auf diese Weise können Sie Rechnungen und Zahlungen im gesamten Hotel verwalten, mehrere Arten von Zahlungsmethoden akzeptieren, Transaktionsdaten automatisch aktualisieren und Gästen eine sicherere Zahlungsmethode bieten.
Kassensysteme (POS)
Ein POS-System (Point of Sale) ist eine umfassende Zahlungsabwicklungslösung für Hotels, mit der Gästezahlungen entgegengenommen und Verkäufe in Ihrem gesamten Hotel verwaltet werden. Zusätzlich zur Software selbst können Kassensysteme Touchscreen-Monitore, Kassenschubladen und Belegdrucker kombinieren.
POS-Systeme verfügen über eine Reihe von Funktionen, darunter Bestell-, Menü- und Preisgestaltung, Inventar- und Personalverwaltung sowie Zahlungsabwicklung, Berichterstattung und Analyse.
Online-Zahlungsgateways
Ein Online-Zahlungsgateway bietet Hotels und ihren Gästen eine sichere und effiziente Möglichkeit, Online-Zahlungen zu verarbeiten und zu authentifizieren. Sie erleichtern auch die sichere Weitergabe von Karteninhaberdaten an Ihr Hotel.
Diese Gateways sind normalerweise in Ihr Kassensystem integriert und ermöglichen eine schnelle Übertragung von Zahlungsinformationen zwischen den beiden. Sie unterstützen auch mehrere Zahlungsmethoden wie Kredit- oder Debitkarten, mobile Geldbörsen und Online-Banking.
Mobile Kartenlesegeräte
In Kombination mit einem Smartphone ermöglichen mobile Kartenlesegeräte Hotels, Zahlungen unterwegs entgegenzunehmen. Sie stellen eine drahtlose Verbindung zu Mobilgeräten her und ermöglichen Transaktionen über spezielle Apps.
Die gängigsten Zahlungsarten für Hotels
Bargeld
Da immer weniger Reisende Bargeld bei sich haben, bewegt sich die Welt in eine bargeldlose Ära. Einige Hotels sind es sogar geworden bargeldlos. Viele Gäste ziehen es jedoch immer noch vor, mit Bargeld zu bezahlen. Ältere Generationen und ältere Menschen fühlen sich möglicherweise weniger wohl dabei, von einer physischen Währung zu wechseln.
Kredit- und Debitkarten
Kredit- und Debitkarten können auf drei Arten verwendet werden:
- Kartenpräsenztransaktionen (CP): Transaktionen mit Kartenpräsenz finden statt, wenn eine Zahlungskarte während einer Transaktion physisch anwesend ist. Ein Gast kann bezahlen, indem er seine Karte durchzieht, einsteckt oder tippt. Diese Zahlungsart ermöglicht es dem Händler, die Echtheit der Karte zu überprüfen, was zu einem geringeren Betrugsrisiko führt.
- Card-not-present (CNP) -Transaktionen: Hier ist eine Karte während einer Transaktion nicht physisch anwesend. Stattdessen kann ein Gast seine Kartendaten elektronisch oder telefonisch angeben.
- Kontaktloses Bezahlen: Kontaktloses Bezahlen haben in den letzten Jahren aufgrund ihrer Bequemlichkeit an Popularität gewonnen. Die Radiofrequenzidentifikation (RFID) oder die Nahfeldidentifikation wird verwendet, um Karten mit Lesegeräten zu verbinden.
Direkte Banküberweisungen
Direkte Banküberweisungen — auch bekannt als Banküberweisungen — erfreuen sich stetig wachsender Beliebtheit. Es bezieht sich auf die elektronische Überweisung von Geldern von einem Bankkonto auf ein anderes. Dies kann über eine Online-Banking-Plattform, Mobile-Banking-Apps oder durch den Besuch einer Bankfiliale erfolgen.
Digitale Währungen
Digitale Währungen oder Kryptowährungen sind virtuelle Geldformen, die unabhängig von traditionellen Finanzsystemen funktionieren. Sie verlassen sich auf eine sogenannte Blockchain, um Transaktionen aufzuzeichnen und zu verifizieren. Digitale Währungen bieten Ihnen die Möglichkeit, Kosten zu senken und die Gasterlebnis, und heben Sie sich von der Konkurrenz ab. Es ist jedoch ratsam zu bedenken, dass Kryptowährungen für ihre Preisvolatilität bekannt sind. Diese Zahlungsart ist möglicherweise nicht für alle Hotels geeignet.
Apps für mobiles Bezahlen
Eine mobile Zahlungs-App ist eine Softwareanwendung, die für Smartphones entwickelt wurde. Sie ermöglichen es Gästen, Zahlungsinformationen zu speichern und Zahlungen schnell und bequem elektronisch zu tätigen. Zu den beliebten Beispielen für mobile Zahlungs-Apps gehören Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay, PayPal, Venmo und Alipay.
Bewährte Methoden für sichere Hotelzahlungen
Unabhängig davon, ob Sie Kassensysteme, integrierte Immobilienverwaltungssysteme, Online-Zahlungsgateways oder alle drei verwenden, sollten die vertraulichen Informationen Ihrer Gäste oberste Priorität haben.
Gastlichkeit ist ein Branche am stärksten betroffen durch Betrug und Cyberkriminalität. Laut dem Amerikanischer Hotel- und Beherbergungsverband, mehr als die Hälfte aller Kreditkartenbetrugsfälle ereignen sich in Hotels.
Auf die Frage von Skift, wie besorgt Reisende über den Datenschutz und die Sicherheit ihrer personenbezogenen Daten sind, die Hotels zur Verfügung gestellt werden, gaben 70,6% an, dass sie etwas oder sehr besorgt sind.
Was können Hotels also tun, um sich bei Zahlungen zu schützen?
Stellen Sie sicher, dass Sie PCI DSS-konform sind
Eine der besten Möglichkeiten, die vertraulichen Daten Ihrer Gäste zu schützen, besteht darin, PCI DSS-konform. PCI DSS — oder Payment Card Industry Data Security Standard — umfasst eine Reihe von Vorschriften für Unternehmen, die Zahlungskartendaten verwalten.
Es ist zwar nicht illegal, gegen die Vorschriften zu verstoßen, aber wenn Sie einen Verstoß feststellen und die Vorschriften nicht einhalten, haften Sie und können mit hohen Strafen rechnen. Diese reichen von 5.000 bis 100.000$ pro Monat.
Es gibt einige Gründe, warum ein Hotel möglicherweise nicht PCI-konform ist, darunter:
- Laxe physische Sicherheit
- Schwache Passwortrichtlinie
- Mangel an regelmäßigen Sicherheitsbewertungen
- Ungenügende Schulung der Mitarbeiter
- Veraltete Software
Eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie PCI DSS-konform sind, besteht darin, sich PCI-zertifizieren zu lassen. Dies beinhaltet eine umfassende Prüfung Ihres Unternehmens, die von einem externen Qualitätssicherheitsprüfer (QSA) durchgeführt wird. Es ist ein langer Prozess — manchmal bis zu sechs Monate, aber die Zertifizierung kann sowohl für Sie als auch für Ihre Gäste beruhigend sein.
Befreien Sie sich von Papier- oder PDF-Autorisierungsformularen
Wussten Sie, dass die meisten Autorisierungsformulare in Papier und PDF nicht mehr PCI-konform sind? Das hat mehrere Gründe:
- Sie werden oft per E-Mail hin und her geschickt, was zu einem Kompromiss führen kann.
- Sie sind schwieriger zu sichern und aufzubewahren. Oft sperren Hotels sie in einer Schublade ein, aber in diese kann leicht eingebrochen werden.
Hotels sollten stattdessen erwägen, auf eine digitale Lösung umzusteigen, wie Digitale Autorisierungen von Canary und Kontaktloser Check-In. Diese Tools helfen Ihnen dabei, Betrug zu verhindern, Ihr Gasterlebnis zu verbessern und Ihnen dabei zu helfen, Rückbuchungsfälle zu gewinnen, falls sie jemals auftreten sollten.
Das Best Western Gold Rush Inn Ich habe von PDF-Autorisierungen auf Canary Digital Authorizations umgestellt, um Compliance-Problemen vorzubeugen. Danielle Pfeifer, Geschäftsführerin, erklärt:
„Wir haben eine ganze Weile Kreditkartenautorisierungsformulare in Papierform verwendet. Im Laufe der Zeit wurde klar, dass dies aus verschiedenen Gründen ein Problem war. Erstens waren sie nicht PCI-konform, was bedeutet, dass es bei Rückbuchungen oder Betrug sehr schwierig sein würde, diesen Fall zu gewinnen.
„Unser eigentliches Anliegen war jedoch die Datensicherheit. Wir waren uns sehr bewusst, dass ein Ordner voller Papierformulare mit sensiblen Daten nicht die ideale Methode zur Erfassung von Informationen war und erhebliche Sicherheitsrisiken mit sich brachte.“
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Erstellen Sie eine interne Datensicherheitsrichtlinie
Die Erstellung einer Reihe von Richtlinien und Verfahren für Ihre Mitarbeiter kann dazu beitragen, dass Ihr Hotel PCI-konform bleibt. Diese Richtlinien sollten klar und einfach erklären, wie mit vertraulichen Informationen umzugehen ist. Eine gute interne Datensicherheitsrichtlinie hilft Ihnen in mehrfacher Hinsicht:
- Definiert Rollen und Verantwortlichkeiten: Eine gut durchdachte interne Datensicherheitsrichtlinie hilft Ihren Mitarbeitern zu verstehen, was von ihnen erwartet wird. Es ist eine gute Idee, alle Rollen und Verantwortlichkeiten, die den Mitarbeitern in den Bereichen Bezahlung und Bearbeitung zugewiesen sind, zu beschreiben.
- Etabliert Sicherheitsprotokolle: Eine Reihe von Sicherheitsprotokollen, an die sich die Mitarbeiter halten müssen, hilft Hotels, sensible Daten zu schützen und das Risiko einer Sicherheitsverletzung zu minimieren. Zu den üblichen Komponenten eines Sicherheitsprotokolls können Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und ein Plan zur Reaktion auf Vorfälle gehören.
- Bietet die Möglichkeit zur Mitarbeiterschulung: Eine interne Sicherheitsrichtlinie macht es viel einfacher, das Personal einheitlich zu schulen. Es ist eine gute Idee, die Mitarbeiter jedes Jahr neu zu schulen, um die Informationen im Gedächtnis zu behalten.
- Schafft eine Sicherheitskultur: Eine Sicherheitskultur bedeutet, dass die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit die Sicherheit Ihrer Gastdaten berücksichtigen, egal was sie tun. Interne Datensicherheitsrichtlinien helfen den Mitarbeitern zu verstehen, warum dies wichtig ist, und stellen ihnen die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung.
Regelmäßige Aktualisierung und Überprüfung der Sicherheitsverfahren
Um so PCI-konform und sicher wie möglich zu bleiben, sollten die Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Dafür gibt es ein paar Gründe:
- Bedrohungslandschaften im Wandel: Die Art und Weise, wie Cyberkriminelle Unternehmen ins Visier nehmen, entwickelt sich von Tag zu Tag.
- Compliance-Anforderungen: Die PCI-Compliance-Vorschriften und Ihre lokalen Datenschutzgesetze können sich ändern. Das bedeutet, dass Sie über die neuesten Updates auf dem Laufenden bleiben und sicherstellen müssen, dass Änderungen in Ihrem Unternehmen vorgenommen werden.
- Technologische Fortschritte: Neue Software- oder Technologieimplementierungen in Ihrem Hotel können zu neuen Sicherheitsrisiken und Sicherheitslücken führen. Es ist wichtig, sich zu entscheiden sichere, vertrauenswürdige Anbieter die PCI-konforme Technologie verwenden.
- Interne oder externe Änderungen: Wenn sich in Ihrem Hotel Personal-, Rollen- oder Zuständigkeitsbereiche ändern, müssen Sie die Zugriffskontrollen und Benutzerrechte aktualisieren.
Erstellen Sie einen Reaktionsplan für Cybervorfälle
Die Erstellung eines Reaktionsplans für Cybervorfälle sollte oberste Priorität haben, wenn es um die Zahlungsabwicklung von Hotels geht. Es ist auch eine PCI-Anforderung. Bei einer Datenschutzverletzung ist Zeit ein entscheidender Faktor, und ein Reaktionsplan kann Ihnen helfen, die damit verbundenen Auswirkungen und Kosten zu minimieren.
Richten Sie zunächst ein Incident-Response-Team ein. Dabei handelt es sich um Einzelpersonen oder Gruppen mit Fachkenntnissen in den Bereichen IT-Sicherheit, Kommunikation und Recht. Diese Gruppe wird im Falle eines Verstoßes die Führung übernehmen.
Der erste Schritt eines Reaktionsplans sollte die Durchführung einer vorläufigen Bewertung des Vorfalls beinhalten. Auf diese Weise können Sie den Gesamtumfang und die Schwere des Verstoßes ermitteln.
Ergreifen Sie als Nächstes sofort Maßnahmen, um die Sicherheitslücke einzudämmen, z. B. die betroffenen Systeme vom Netzwerk zu trennen, Benutzerkonten zu deaktivieren und Passwörter zu ändern.
Ihre nächsten Schritte sollten darin bestehen, alle Parteien wie Kunden und Kreditkartenunternehmen zu benachrichtigen, Beweise im Zusammenhang mit dem Vorfall aufzubewahren und eine Untersuchung durchzuführen.
Schließlich müssen Sie Abhilfemaßnahmen ergreifen und Ihren Plan zur Reaktion auf Vorfälle überprüfen und aktualisieren.
Führen Sie Risikobewertungen durch
Die Durchführung einer Cybersicherheitsrisikobewertung ist eine der besten Methoden zur Betrugsbekämpfung. Hier bewerten Sie potenzielle Risiken für die Sicherheit Ihrer Zahlungsdaten und ergreifen dann auf der Grundlage des Ergebnisses Maßnahmen.
Zunächst sollten Sie alle Vermögenswerte im Zusammenhang mit Zahlungskartendaten identifizieren und notieren. Dies könnte Zahlungskartenterminals, Server und Datenbanken umfassen. Identifizieren Sie als Nächstes alle potenziellen Bedrohungen wie Datenschutzverletzungen, Malware-Infektionen oder interne Bedrohungen usw.
Beurteilen Sie jedes Ihrer Assets und ermitteln Sie deren Schwachstellen. Dies kann schwache Passwörter oder veraltete Software beinhalten. Anschließend müssen Sie die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen der einzelnen Bedrohungen ermitteln. Ordnen Sie alle Risiken nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung ein. Auf diese Weise können Sie die schwerwiegendsten Probleme zuerst lösen.
Als Reaktion auf diese Risikobewertungen ist es auch wichtig, Risikomanagementstrategien zu entwickeln. Dies kann bedeuten, neue Sicherheitskontrollen hinzuzufügen oder die Schulung Ihrer Mitarbeiter zu verbessern.
Fazit
Die Verarbeitung von Gastzahlungen auf die sicherste, PCI-konforme Art und Weise, die möglich ist, ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Und angesichts des erhöhten Risikos von Cyberkriminalität in der Hotellerie sollten Hotels den Prozessen, Lösungen und Technologien, die sie einsetzen, noch mehr Aufmerksamkeit schenken.
Investieren Sie in sichere, PCI-konforme Lösungen um die Wahrscheinlichkeit von Sicherheitsverletzungen, Rückbuchungen und anderen Arten von Cyberkriminalität zu verringern.
Entdecken Sie als Nächstes alles, was Sie wissen müssen PCI-DSS-Konformität.
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