Software de gestión de hoteles pequeños: elegir la mejor opción

Los operadores de pequeños hoteles no son ajenos a hacer malabares con muchas tareas. Y, a pesar del hecho de que es probable que muchas de las tareas se puedan simplificar con un software de gestión hotelera, también es una tarea que requiere mucho tiempo para sortear un mar de proveedores de tecnología.

‍

Afortunadamente, esta guía está aquí para evitar el ruido. Le ayudaremos a descubrir el software de gestión de hoteles pequeños perfecto para sus necesidades específicas, compartiremos consejos de expertos sobre cómo elegir el mejor proveedor y le mostraremos historias de éxito inspiradoras.

¿Qué es el software de gestión de pequeños hoteles?

El software de administración hotelera, un término que se usa indistintamente con el software de administración de propiedades (PMS), está diseñado para ser su fuente de referencia para todo lo relacionado con las operaciones hoteleras. Por lo general, estos sistemas proporcionan soluciones para tareas como hacer reservas, registro de entrada/salida de huéspedes, la asignación de habitaciones, la gestión de las tarifas y la facturación de las habitaciones.

‍

El software de gestión de pequeños hoteles gestiona estas tareas con un guiño especial a las cosas que más les importan a los propietarios de pequeñas empresas, es decir, aprovechar al máximo los recursos de los que disponen.

‍

Estas plataformas automatizan las tareas administrativas y proporcionan funciones sólidas de generación de informes, para que tú y tu personal puedan dedicar más tiempo a conocer a los huéspedes y menos a hacer el papeleo.

Qué puede hacer por usted el software de gestión de hoteles pequeños

‍

‍

Entonces, ¿cuáles son los beneficios del software de administración de hoteles pequeños? Puede ayudar a los propietarios de hoteles, al personal hotelero y a los valiosos huéspedes de varias maneras clave:

1. Modernice el proceso de entrada y salida al proporcionar una solución tecnológica avanzada para el registro y el pago, un software de gestión hotelera reduce el tiempo que el personal del hotel dedica a tareas tediosas. La automatización elimina la necesidad de utilizar formularios en papel anticuados y de introducir datos manualmente, y los huéspedes disfrutan de una experiencia moderna y tecnológica avanzada. Entre los ejemplos se incluyen:

• Registro móvil para preinscribir a los huéspedes, lo que reduce el trabajo administrativo de recepción
• Pago móvil para acelerar las salidas de los huéspedes y minimizar las filas de recepción

2. Optimice las operaciones de personal Un centro de operaciones centralizado brinda a los equipos de hoteles pequeños la capacidad de obtener múltiples beneficios de un único sistema integrado. Por ejemplo, un sistema de gestión hotelera que permite a los huéspedes hacer el registro de salida por teléfono puede avisar al personal de limpieza cuando una habitación ha quedado desocupada, lo que elimina la incertidumbre sobre cuándo las habitaciones están listas para limpiarse. Algunos ejemplos son:

• Un producto digital de propinas que permite a los huéspedes mostrar su aprecio por el personal directamente desde sus teléfonos.
• Un sistema de pago móvil que mejora las opiniones de terceros, notifica al servicio de limpieza cuando las habitaciones están listas y comprueba la salida de los huéspedes de manera eficiente.

3. Recopile los datos de los huéspedes Los hoteles pequeños suelen preferir los hoteles pequeños a los que les gusta una mayor personalización, y un software de gestión proporciona los datos que necesita para superar las expectativas. Un sistema de gestión hotelera informa sobre las reservas, las finanzas y el comportamiento de los huéspedes, para que el personal del hotel pueda mantenerse al tanto de todo lo que ocurre en la propiedad y encontrar oportunidades para mejorar las estadías en consecuencia. Algunos ejemplos son:

• Un producto de registro que capture las direcciones de correo electrónico de los huéspedes para los hoteles puede crear bases de datos de marketing personalizadas.
• Un sistema de chat web en línea que puede recopilar información sobre los posibles huéspedes incluso antes de que reserven.

4. Mejore la gestión de los ingresos Además de recopilar datos sobre los huéspedes, el software de gestión de hoteles pequeños proporciona información sobre los ingresos. Puedes ver fácilmente las tasas de ocupación y la frecuencia de las reservas, lo que facilita el ajuste dinámico de las ofertas de precios y los niveles de inventario en tiempo real. Algunos programas de gestión hotelera incluyen funciones de venta adicional que ayudan a los hoteles pequeños a aumentar los ingresos por servicios complementarios. Ejemplo:

• Software dinámico de ventas adicionales que ofrece a los huéspedes los complementos correctos en el momento adecuado
• Una opción de pago móvil que pide a los clientes que dejen comentarios en Tripadvisor y Google para aumentar las opiniones positivas

5. Mejore la experiencia de los huéspedes Los huéspedes del hotel son más expertos en tecnología que nunca, y ofrecer soluciones de software que simplifiquen la experiencia puede ayudar a los hoteles pequeños a competir con las cadenas más grandes. La tecnología permite a los huéspedes comunicarse de manera eficiente, encontrar respuestas a las preguntas más frecuentes y sentir que tienen más control sobre su experiencia en el hotel.

• Mensajería para huéspedes basada en inteligencia artificial para responder a los huéspedes 3 veces más rápido y, al mismo tiempo, aumentar sus ventas.
• Una plataforma que proporciona autorizaciones y contratos digitales para eliminar los formularios en papel obsoletos y cumplir con la normativa PCI.

6. Obtén más reseñas de 5 estrellas Cuando los huéspedes se marchen a través del sistema HMS, se les pide que dejen una valoración. Si sus comentarios son negativos, se envían de inmediato al personal de recepción para que tengan la oportunidad de corregir la situación de manera oportuna. Si dejan cuatro estrellas o más, se les pide a los huéspedes que dejen una opinión directamente en Tripadvisor o Google.

Características que debe buscar en un software de administración de hoteles pequeños

Todos los hoteles deben trabajar para equilibrar los ingresos, reducir los costos y optimizar las operaciones, pero los hoteles pequeños sienten esto con mucha más intensidad debido a la limitación de los recursos. Si eres un pequeño hotelero, hay varias características que debes tener en cuenta a la hora de comprar un software de gestión:

• Integración con sus sistemas tecnológicos actuales para facilitar la implementación
• Soporte 24/7 para el personal del hotel en caso de que surjan problemas
• No es necesario descargar la aplicación (¡para los huéspedes o el personal!) para una experiencia de usuario optimizada
• Soluciones basadas en la nube y compatibles con dispositivos móviles para un almacenamiento fácil y seguro
• Soluciones escalables que le permiten agregar según sea necesario para crear un paquete de software personalizable
• Soluciones de generación de ingresos y reducción de costos para aumentar las ventas adicionales y reducir los costos asociados con el fraude y las devoluciones

5 historias de éxito de verdaderos hoteleros: cómo el software ayuda a los hoteles pequeños

Entonces, ¿realmente vale la pena invertir en software de gestión hotelera? Muchos pequeños hoteleros darían a esa pregunta un rotundo «SÍ», ¡pero no se fíe de nuestras palabras! Estas historias de éxito muestran el impacto real de invertir en software hotelero para pequeñas propiedades.

Ventajas de las soluciones adaptadas a los hoteles pequeños

1. Agilizar el registro y la salida En Rosas y Xocolate, una propiedad de 17 habitaciones en Mérida, México, el registro sin contacto les ha ayudado a hacer más cosas sin tener que contratar más personal. El gerente Christian Ix-Caamal nos dijo que habían visto»un aumento del 35% en la eficiencia del personal... y a los huéspedes les encanta».
2. Mejora de la satisfacción de los huéspedes Como se les pide a los huéspedes que dejen comentarios después de la estancia como parte del proceso de salida, The Waypoint Hotel, un hotel de 75 habitaciones en Bend, Oregón, ha mantuvo una calificación promedio de satisfacción de los huéspedes de 4,59.
3. Además de las oportunidades de venta adicional, NOMADS, una propiedad ultrapequeña de siete habitaciones en la costa sur de California, descubrió que los huéspedes están dispuestos a pagar por cosas que hacen que su estancia sea más cómoda. «Resulta que los huéspedes están encantados de pagar los 25 dólares [para entradas anticipadas y salidas tardías]», nos dijo su cofundador Sean Rowland.
4. Ahorro de gastos generales significativos Además de aumentar la eficiencia, un sistema de gestión hotelera puede reducir los gastos generales de un hotel pequeño de manera impactante. Aunque Mr. C Coconut Grove es un hotel pequeño con solo 100 habitaciones, han podido ahorrar Más de 700 hojas de papel al mes y reducen el uso de tinta en un 50%.
5. Reducir el fraude y las devoluciones de cargos Para el XV Beacon Hotel de Boston, la implementación de autorizaciones digitales ha facilitado mucho la evite el fraude y las devoluciones de cargo en sus 63 habitaciones — desde la implementación de este software, se han reducido hasta en un 90%.

Cuatro consideraciones para la implementación de software de administración en un hotel pequeño

No hay soluciones únicas para el software hotelero moderno. Para encontrar el software adecuado, es importante tener en cuenta las cosas que son importantes para su propiedad antes de elegir un proveedor. Algunas cosas a tener en cuenta son:

‍

1. Sus objetivos para la gestión hotelera

‍

Una de las principales ventajas de los hoteles pequeños es que son únicos, pero esto significa que sus objetivos también lo son. Por ejemplo, es posible que algunos hoteles quieran centrarse más en la racionalización de las operaciones, mientras que otros pueden estar interesados principalmente en reducir los costos operativos. Sean cuales sean tus objetivos, te proporcionarán una base excelente para empezar a decidir qué sistema es el más adecuado.

‍

2. Características clave de una plataforma

‍

Algunos sistemas de gestión hotelera están diseñados como paquetes «todo en uno», mientras que otros permiten a los hoteleros elegir lo que quieren. Mientras comparas precios, considera las funciones clave que te gustaría ver y asegúrese de que las plataformas que busca cumplen todos los requisitos y tienen espacio para que pueda agregarlas a medida que sus operaciones crezcan.

‍

3. El apoyo que puede esperar

‍

Los hoteles funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por lo que cualquier software en el que inviertas también debería serlo. Si el personal del hotel tiene alguna pregunta a mitad de la noche o hay un error de software del que es necesario informar, ¿estará el proveedor del software ahí para ayudarte? Asegúrate de tener claro qué tipo de servicio de atención al cliente ofrecen en caso de que algo salga mal.

‍

4. Facilidad de implementación

‍

¡Se supone que agregar un nuevo sistema alivia los problemas, no los causa! Es aconsejable asegurarse de que cualquier sistema que elija sea fácil de configurar y aprender para que su personal pueda ponerse al día rápidamente. Muchos proveedores tendrán recursos para agilizar este proceso, por lo que vale la pena preguntar.

‍

La implementación de un sistema de software de administración de hoteles pequeños tiene muchos beneficios, especialmente cuando eliges el que mejor se adapta a tus necesidades. En Canary, hemos ayudado a los hoteles pequeños a aumentar sus ingresos en miles de dólares al mes y a mejorar la eficiencia del personal hasta en un 50%. Reserve una demostración con nosotros hoy mismo para obtener más información.