Logiciel de gestion pour petits hôtels : choisir la meilleure option

Les petits exploitants hôteliers sont habitués à jongler avec de nombreuses tâches. Et, bien que de nombreuses tâches puissent probablement être rationalisées grâce à un logiciel de gestion hôtelière, prendre le temps de parcourir une multitude de fournisseurs de technologies est également une tâche fastidieuse.

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Heureusement, ce guide est là pour vous aider. Nous vous aiderons à découvrir le logiciel de gestion de petits hôtels parfaitement adapté à vos besoins spécifiques, vous partagerons des conseils d'initiés pour choisir le meilleur fournisseur et présenterons des réussites inspirantes.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de petits hôtels ?

Le logiciel de gestion hôtelière, terme utilisé de manière interchangeable avec le logiciel de gestion immobilière (PMS), est conçu pour être votre source de référence pour tout ce qui concerne les opérations hôtelières. Généralement, ces systèmes fournissent des solutions pour des tâches telles que la réservation de réservations, enregistrement/départ des clients, l'attribution des chambres, la gestion des tarifs des chambres et la facturation.

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Un logiciel de gestion pour petits hôtels gère ces tâches en mettant l'accent sur ce qui compte le plus pour les propriétaires de petites entreprises, à savoir tirer le meilleur parti des ressources dont vous disposez.

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Ces plateformes automatisent les tâches administratives et fournissent des fonctionnalités de reporting robustes, afin que vous et votre personnel puissiez passer plus de temps à connaître les clients et moins de temps à remplir les formalités administratives.

Ce qu'un logiciel de gestion de petits hôtels peut faire pour vous

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Quels sont donc les avantages d'un logiciel de gestion pour petits hôtels ? Il peut aider les propriétaires d'hôtels, le personnel d'accueil et les précieux clients de plusieurs manières principales :

1. Modernisez le processus d'arrivée/de départ en fournissant une solution à la pointe de la technologie pour l'enregistrement et le départ, un logiciel de gestion hôtelière réduit le temps que le personnel de l'hôtel consacre à des tâches fastidieuses. L'automatisation élimine le besoin de formulaires papier obsolètes et de saisie manuelle de données, et les clients bénéficient d'une expérience moderne et avant-gardiste. Les exemples incluent :

• Enregistrement mobile pour pré-enregistrer les clients, réduisant ainsi le travail administratif à la réception
• Paiement mobile pour accélérer les départs des clients et minimiser les files d'attente à la réception

2. Rationalisez les opérations de recrutement Un hub centralisé pour les opérations permet aux équipes des petits hôtels de tirer parti de multiples avantages à partir d'un système unique et intégré. Par exemple, un système de gestion hôtelière qui permet aux clients de partir sur leur téléphone peut alerter le personnel d'entretien lorsqu'une chambre est libérée, éliminant ainsi toute incertitude quant à la date à laquelle les chambres sont prêtes à être nettoyées. Les exemples incluent :

• Un produit de pourboire numérique qui permet aux clients de montrer leur reconnaissance au personnel directement depuis leur téléphone.
• Un système de paiement mobile qui améliore les avis émis par des tiers, avertit le service d'entretien lorsque les chambres sont prêtes et assure le départ efficace des clients.

3. Collectez les données sur les clients Les petits hôtels sont souvent préférés par les clients qui souhaitent davantage de personnalisation, et un logiciel de gestion fournit les données dont vous avez besoin pour dépasser les attentes. Un système de gestion hôtelière rend compte des réservations, des finances et du comportement des clients, afin que le personnel de l'hôtel puisse rester informé de tout ce qui se passe dans l'établissement et trouver des opportunités pour améliorer les séjours en conséquence. Les exemples incluent :

• Un produit d'enregistrement qui saisit les adresses e-mail des clients dans les hôtels peut créer des bases de données marketing personnalisées.
• Un système de chat en ligne qui peut collecter des informations sur les clients potentiels avant même qu'ils ne réservent.

4. Améliorez la gestion des recettes En plus de collecter des données sur les clients, les logiciels de gestion des petits hôtels fournissent des informations sur les revenus. Vous pouvez facilement consulter les taux d'occupation et la fréquence des réservations, ce qui facilite l'ajustement dynamique des offres de prix et des niveaux d'inventaire en temps réel. Certains logiciels de gestion hôtelière incluent des fonctionnalités de vente incitative qui aident les petits hôtels à augmenter leurs revenus accessoires. Exemple :

• Un logiciel de vente incitative dynamique qui propose aux clients les bons modules complémentaires au bon moment
• Une option de paiement mobile qui invite les clients à laisser des avis sur Tripadvisor et Google pour augmenter le nombre d'avis positifs

5. Améliorez l'expérience client Les clients de l'hôtel sont plus que jamais férus de technologie, et la fourniture de solutions logicielles qui rationalisent l'expérience peut aider les petits hôtels à concurrencer les grandes chaînes. La technologie permet aux clients de communiquer efficacement, de trouver des réponses aux questions fréquemment posées et de se sentir plus maîtres de leur expérience hôtelière.

• Une messagerie aux clients alimentée par l'IA pour répondre aux clients 3 fois plus rapidement tout en leur proposant des offres incitatives.
• Une plateforme qui fournit des autorisations et des contrats numériques pour éliminer les formulaires papier obsolètes et assurer la conformité à la norme PCI.

6. Obtenez plus d'avis 5 étoiles Lorsque les clients partent via le système HMS, ils sont invités à laisser une note. Si leurs commentaires sont négatifs, ils sont immédiatement envoyés au personnel de la réception afin qu'il soit possible de remédier à la situation en temps opportun. S'ils laissent quatre étoiles ou plus, les clients sont invités à laisser un avis directement sur Tripadvisor ou Google.

Caractéristiques à rechercher dans un logiciel de gestion de petit hôtel

Chaque hôtel doit s'efforcer d'équilibrer ses revenus, de réduire ses coûts et de rationaliser ses opérations, mais les petits hôtels le ressentent d'autant plus en raison de leurs ressources limitées. En tant que petit hôtelier, plusieurs caractéristiques doivent être prises en compte lors de l'achat d'un logiciel de gestion :

• Intégration à vos systèmes technologiques actuels pour faciliter la mise en œuvre
• Assistance 24/7 pour le personnel de l'hôtel en cas de problème
• Aucun téléchargement d'application n'est requis (pour les invités ou le personnel !) pour une expérience utilisateur rationalisée
• Solutions basées sur le cloud et adaptées aux mobiles pour un stockage simple et sécurisé
• Des solutions évolutives qui vous permettent de les compléter selon vos besoins pour créer une suite logicielle personnalisable
• Solutions de génération de revenus et de réduction des coûts pour augmenter les ventes incitatives et réduire les coûts associés à la fraude et aux rétrofacturations

5 exemples de réussite de véritables hôteliers : comment les logiciels aident les petits hôtels

Investir dans un logiciel de gestion hôtelière en vaut-il vraiment la peine ? De nombreux petits hôteliers répondraient « OUI » à cette question, mais ne nous croyez pas sur parole ! Ces exemples de réussite montrent l'impact réel de l'investissement dans des logiciels hôteliers pour les petits établissements.

Avantages des solutions adaptées aux petits hôtels

1. Accélération de l'enregistrement et du départ À Rosas y Xocolate, un établissement de 17 chambres situé à Mérida, au Mexique, l'enregistrement sans contact leur a permis d'être plus productif sans augmenter le personnel. Le manager Christian Ix-Caamal nous a dit avoir vu »une augmentation de 35 % de l'efficacité du personnel... et les clients l'adorent. »
2. Améliorer la satisfaction des clients Parce que les clients sont invités à laisser des commentaires après leur séjour dans le cadre du processus de paiement, le Waypoint Hotel, un établissement de 75 chambres situé à Bend, dans l'Oregon, a a maintenu une note moyenne de satisfaction des clients de 4,59.
3. En ajoutant des opportunités de vente incitative, NOMADS, un très petit établissement de sept chambres situé sur la côte sud de la Californie, a découvert que les clients étaient heureux de payer pour des choses qui facilitent leur séjour. « Il s'avère que les clients sont contents de payer les 25 dollars [pour l'enregistrement anticipé et le départ tardif] » nous a confié leur cofondateur Sean Rowland.
4. Réduction significative des frais généraux En plus d'améliorer l'efficacité, un système de gestion hôtelière peut réduire les frais généraux d'un petit hôtel de manière efficace. Bien que M. C Coconut Grove soit un petit hôtel de seulement 100 chambres, ils ont pu économiser Plus de 700 feuilles de papier par mois et réduisez leur consommation d'encre de 50 %.
5. Réduire la fraude et les rétrofacturations Pour le XV Beacon Hotel de Boston, la mise en œuvre des autorisations numériques a grandement facilité prévenir les fraudes et les rétrofacturations pour leurs 63 chambres — depuis la mise en œuvre de ce logiciel, ils ont été réduits jusqu'à 90 %.

4 considérations relatives à la mise en œuvre d'un logiciel de gestion dans un petit hôtel

Il n'existe pas de solution universelle pour les logiciels hôteliers modernes. Pour trouver le bon logiciel, il est important de prendre en compte les éléments importants pour votre propriété avant de choisir un fournisseur. Voici quelques éléments à prendre en compte :

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1. Vos objectifs en matière de gestion hôtelière

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L'un des principaux avantages des petits hôtels est qu'ils sont uniques, mais cela signifie que leurs objectifs le sont également. Par exemple, certains hôtels souhaiteront peut-être se concentrer davantage sur la rationalisation des opérations, tandis que d'autres souhaiteront principalement réduire les coûts d'exploitation. Quels que soient vos objectifs, ils vous fourniront une excellente base pour commencer à décider quel système vous convient le mieux.

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2. Les principales caractéristiques d'une plateforme

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Certains systèmes de gestion hôtelière sont conçus comme des packages tout-en-un, tandis que d'autres permettent aux hôteliers de choisir ce qu'ils souhaitent. Lorsque vous magasinez, considérez les principales caractéristiques que vous aimeriez voir et assurez-vous que les plateformes que vous examinez cochent toutes les cases et qu'elles peuvent être ajoutées au fur et à mesure que vos activités se développent.

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3. L'assistance à laquelle vous pouvez vous attendre

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Les hôtels fonctionnent 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, donc tous les logiciels dans lesquels vous investissez devraient l'être également. Si le personnel de l'hôtel a une question en pleine nuit ou si un bogue logiciel doit être signalé, le fournisseur du logiciel sera-t-il là pour vous aider ? Assurez-vous de bien connaître le type de service client qu'ils proposent au cas où quelque chose tournerait mal.

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4. Facilité de mise en œuvre

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L'ajout d'un nouveau système est censé atténuer les problèmes, pas les provoquer ! Il est judicieux de vous assurer que le système que vous choisissez est facile à configurer et à apprendre afin que votre personnel puisse se familiariser rapidement. De nombreux fournisseurs disposeront de ressources pour rationaliser ce processus, ce qui mérite d'être posé des questions.

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La mise en œuvre d'un petit logiciel de gestion hôtelière présente de nombreux avantages, en particulier lorsque vous choisissez celui qui convient à vos besoins. À Canary, nous avons aidé de petits hôtels à augmenter leurs revenus de milliers de dollars par mois et à améliorer l'efficacité de leur personnel jusqu'à 50 %. Réservez une démo avec nous dès aujourd'hui pour en savoir plus.