Los 17 informes hoteleros que absolutamente necesita para dar prioridad a su negocio

Hoy en día, el cielo es el límite cuando se trata de informar sobre hoteles. Con la herramienta o el sistema adecuados, puede rastrear casi cualquier cosa. Sus opciones son infinitas.

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Para algunos, esto significa que encontrar los informes hoteleros correctos para su éxito puede hacer que su cabeza dé vueltas. Ahí es donde intervenimos nosotros, ofreciéndole una guía concisa para simplificar sus necesidades de elaboración de informes.

Los 5 tipos de informes hoteleros que se deben generar

Casi todas las acciones que realizan los huéspedes o el personal en un hotel dejan un rastro digital, también conocido como punto de datos. Por ejemplo, cuando un huésped reserva a través de una agencia de viajes en línea (OTA), genera un registro tanto en el sistema de la OTA como en el sistema de administración de propiedades (PMS). Del mismo modo, tu software de elaboración de informes también puede hacer un seguimiento de cada vez que tu personal ha tenido éxito vende más una habitación de hotel, para que puedas empezar a analizar tus estrategias de ventas adicionales más eficaces y los clientes con más probabilidades de aceptar la oferta.

Sin embargo, comprender cómo y qué puede (y debe) registrar en un informe es clave para tomar decisiones informadas. A continuación se detallan las principales categorías de tipos de informes en los hoteles:

1. Auditoría nocturna: Este proceso se produce después de medianoche para cerrar el día anterior y comenzar el siguiente. Estos informes garantizan la precisión financiera, ofrecen información sobre el rendimiento diario y sientan las bases para el día siguiente.
2. Oficina principal: Estos informes abarcan varios temas relacionados con los ingresos, satisfacción de los huéspedes y operaciones.
3. Comida y bebida: Estos informes tienen como objetivo lograr el éxito mediante el seguimiento de las necesidades de inventario, el cálculo de los precios, el recuento de los huéspedes atendidos y la gestión de las mesas y pestañas.
4. Servicio de limpieza: En el mejor de los casos, la limpieza es un proceso bien orquestado que pasa desapercibido para proporcionar la mejor experiencia para los huéspedes. Los informes sólidos sobre la rotación de huéspedes y los cronogramas de mantenimiento ayudan a que esto sea posible.
5. Administración: Al igual que otras empresas, los hoteles también publican informes administrativos generales, como los de pérdidas y ganancias, la satisfacción de los empleados o los gastos de horas extras.

Trabajando de forma más inteligente: informes de 5 sistemas que ya utiliza

Si ha dependido de hojas de cálculo que requieren mucha mano de obra para elaborar sus informes hoteleros, tenemos buenas noticias: gran parte de los datos de los que necesita hacer un seguimiento están automatizados. Esto significa que es probable que ya dispongas de las funciones de elaboración de informes fundamentales que necesitas para gestionar un negocio hotelero exitoso en tu plataforma tecnológica.

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¿La noticia no tan buena? No existe una configuración universal que podamos recomendar para la elaboración de informes exhaustivos. Esto se debe a que cada hotel usa sistemas tecnológicos diferentes, y lo que funciona para su propiedad puede no funcionar para otra.

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Dicho esto, algunos de los sistemas más importantes que ya utiliza tienen funciones de generación de informes. Entre ellos se incluyen:

• Sistemas de administración de propiedades (PMS)
• Administradores de canal
• Sistemas de gestión de ingresos (RMS)
• Herramientas de punto de venta (POS)
• Plataformas de gestión de huéspedes

Cada uno de estos sistemas contiene datos, pero tendrá que integrarlos siempre que sea posible para evitar los silos de datos y maximizar la eficacia de las iniciativas de generación de informes.

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¿Qué sistemas generan qué informes? Nos alegra que hayas preguntado. Este es un ejemplo de un hotel que obtiene su recopilación de informes de recepción de cuatro sistemas diferentes en lugar de una plataforma integrada.

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Si bien confiar solo en uno o dos sistemas de informes tiene beneficios, no es un requisito. A medida que evolucionan las nuevas herramientas, también lo hacen sus recursos. En última instancia, una configuración que funciona para un hotel puede no funcionar para otro con objetivos y prioridades diferentes.

El kit de inicio: 17 informes y métricas hoteleras esenciales para rastrear

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Para ayudarte a decidir qué métricas recopilar, analizaremos una lista de los informes que necesita cada hotel. Para cada informe, analizaremos qué datos registran y dónde los encontrarás.

Informes de auditoría nocturna

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Al final del día (juego de palabras), hay tres tipos de informes en los hoteles que no pueden faltar.

1. Informe del gerente

Como su nombre indica, este informe ayuda a los gerentes generales y propietarios a revisar los ingresos totales generados. Es una vista detallada que resume el rendimiento diario y la información puede ayudar a guiar la toma de decisiones.

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El informe calcula métricas como la tarifa diaria promedio (ADR), los ingresos promedio por habitación (ARR), la tasa de ocupación, los ingresos por habitación disponible (RevPAR) y el costo por habitación ocupada (CPOR). También suma y detalla los cargos por habitación, los pagos recibidos y las cuentas por cobrar y los gastos. El informe del administrador normalmente se genera en el PMS.

2. Pronóstico diario

La previsión diaria es una herramienta de planificación exclusiva para el día siguiente. Incluye las próximas llegadas, salidas, ocupación y tarifa media de habitación (ARR). Además de establecer expectativas sobre cómo podría ser el informe para los gerentes del futuro, ayuda a los equipos de ventas y de recepción a planificar su día. Encuéntrelo en el PMS.

3. Informe de punto de venta (POS) y cajero

Los informes de caja y punto de venta de los hoteles documentan todas las transacciones. Mientras que el informe del punto de venta se centra en las terminales individuales del hotel, el informe del cajero se centra en la recepción. Espere ver los totales y los saldos de ambos. Se generan en el POS y el PMS.

4. Informes fiscales

La complejidad de los impuestos varía según la ciudad, el estado y el país. Incluso factores como la duración de la estancia y el origen del huésped pueden afectar a la cantidad que pagarás en impuestos. Un buen PMS puede generar informes fiscales relevantes para garantizar que cumplas con los requisitos.

Informes de recepción

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En el centro de sus operaciones, los informes de la oficina principal impulsan la toma de decisiones. Los cuatro siguientes son esenciales para todos los hoteles.

5. Informe de ritmo

El propósito del informe de ritmo es arrojar luz sobre el futuro y comparar el pasado. Los indicadores clave, como los ingresos, las noches de habitación vendidas y los ingresos por habitación disponible, ofrecen información valiosa para la comercialización y los precios estratégicos. Estos informes pueden generarse mediante un RMS o un PMS.

6. Análisis de canales

Descubrir de dónde provienen las reservas es una cosa, pero influir en su origen es otra muy distinta. Los informes de análisis de canales se utilizan a menudo para ayudar ahorre en comisiones analizando métricas como la tasa de conversión, el costo y los ingresos totales según el canal de distribución. Si uno funciona mejor que otro, puedes ajustarlo en consecuencia. Las vistas detalladas están disponibles en los sistemas RMS y PMS.

7. Segmentación del mercado

Cuando comprendas los tipos de huéspedes a los que atiendes, podrás adaptar mejor tus esfuerzos de marketing. Los informes de segmentación del mercado revelan los datos demográficos de los huéspedes (edad, motivo del viaje y origen) e incluso pueden identificar segmentos objetivo, como familias, viajeros de placer o parejas, en función de métricas como la ADR o Duración media de la estancia (TAMBIÉN). Consulte su PMS para ver los informes de segmentación del mercado.

8. Satisfacción del huésped

Los altos índices de satisfacción de los huéspedes, también conocidos como comentarios positivos, atraen a más clientes, mientras que los comentarios negativos destacan las áreas de crecimiento. Si tu proceso de compra incluye solicitudes para hacer encuestas a los huéspedes, puedes analizar Puntuaciones de satisfacción del cliente (CSAT) y métricas de participación para evaluar la experiencia general de los huéspedes. Genere estos informes mediante una plataforma de administración de huéspedes centralizada. Aún mejor, incorpórelo pago sin contacto que guía a los huéspedes a dejar comentarios positivos a través de una encuesta breve y personalizable, para que puedan acceder a una gran cantidad de datos útiles.

9. Cuota de mercado

Los informes de cuota de mercado miden su rendimiento frente a la competencia. Estos informes proporcionan puntos de referencia que puede utilizar para comparar el rendimiento, como Índice generador de ingresos (RGI). Puede obtener estos informes de proveedores especializados que agregan datos de la competencia.

Informes de comida y bebida

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Estos informes alinean las operaciones, el rendimiento y los objetivos de alimentos y bebidas con la estrategia general de su hotel.

10. Ventas y facturación de restaurantes

Los informes de ventas y facturación de los restaurantes rastrean el desempeño de F&B. Explore métricas como la tasa de rotación de mesas, el promedio de cheques por cliente y los ingresos por hora de asiento disponible. En función de las capacidades de elaboración de informes, puedes filtrar por segmento (por ejemplo, restaurante o bar) y comparar los ingresos presupuestados con los ingresos reales. Su POS puede generar este informe.

11. Informe de cocina

El chef y el personal de cocina pueden usar esto como guía para comprar alimentos y controlar el inventario de la cocina. Las métricas, como la rentabilidad de los productos del menú y la tasa de rotación del inventario, ayudan a gestionar los costos. Busque este informe en su herramienta de punto de venta.

12. Informe de despilfarro

Un informe de desperdicio le ayuda a realizar pedidos de manera más responsable al rastrear los ingredientes que se desperdician con frecuencia. Al hacer un seguimiento de los montos perdidos y de los motivos por los que se desperdician, puedes auditar tu proceso de administración de inventario para reducir los costos. Recurre a una herramienta de punto de venta para obtener este informe.

Informes de limpieza

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Estos informes revelan lo que normalmente está oculto para todos, excepto el servicio de limpieza. Ofrecen visibilidad de otros departamentos y ayudan a tu equipo a operar de manera más eficiente.

13. Informe de estado de la habitación

Su equipo de limpieza utilizará este informe para comunicarse con otros departamentos en relación con la ocupación, el estado de rotación y la vacante. Cuando está automatizado y sincronizado con tu PMS, el informe puede avisar al personal de limpieza cuando un huésped se registra, lo que hace que el proceso de limpieza sea más eficiente. Los equipos de recepción aprovecharán este informe para acceder a la información en tiempo real durante el registro y la reserva. Acceso informes de pago inteligentes en tu PMS.

14. Estado y facturación del minibar

El propósito de este informe es mantener la facturación precisa y las existencias bajo control. Ya sea de forma automática o se introduzca manualmente, detalla los gastos y se puede encontrar en su PMS.

15. Listas de verificación y notas de limpieza

Personalice el proceso de limpieza de las habitaciones de su hotel con una lista de verificación rastreable que el equipo pueda usar para informar sobre las áreas que requieren atención, como reparaciones o reemplazos. Las herramientas de limpieza de los sistemas de PMS ofrecen esta funcionalidad e informes para mejorar la eficiencia.

Informes de administración

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Si bien los informes administrativos no son exclusivos de los hoteles, estos informes son cruciales para hacer un seguimiento del éxito de su negocio.

16. Ganancias y pérdidas

Este informe es su balance final y forma parte de sus estados financieros. Los informes detallados revelarán métricas más allá de los totales, como Ingresos operativos netos (NOI). Este informe se prepara siguiendo el Sistema Uniforme de Cuentas para la Industria Hotelera (USALI).

17. Personal

El propósito de un informe de personal del hotel es optimizar la programación y la gestión laboral. Las métricas incluyen los niveles de personal, los costos laborales y los indicadores de productividad. Las herramientas especializadas ofrecen información sobre la eficiencia de la programación.

Tres consejos para agilizar los informes hoteleros

A medida que la tecnología avanza y los huéspedes exigen más experiencias personalizadas, es importante dejar que tus estrategias de elaboración de informes también evolucionen. Los informes aislados no muestran el panorama completo y, cuando tus equipos carecen de visibilidad en todos los puntos de contacto, les resulta más difícil ofrecer un excelente servicio al cliente.

1. Identifica tus objetivos. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) pueden cambiar según la temporada, el rendimiento y los objetivos. Priorice los informes en consecuencia. Por ejemplo, podrías concentrarte en Ingresos totales por habitación disponible (TreVPar) durante la temporada alta, o amplía la contribución a los ingresos de los restaurantes durante la semana de los restaurantes locales. Del mismo modo, si tu objetivo es aumentar ingresos por ventas adicionales crear un vista personalizada en varios períodos de tiempo para informar su estrategia de ventas.
2. Aleje la imagen. Cuando varios sistemas puedan producir el mismo informe, elija la fuente que sea más completa. Puedes simplemente analizar las puntuaciones de las reseñas de Google para obtener información sobre el rendimiento de tu servicio de atención al cliente, pero una vista agregada de varios sitios muestra una imagen más completa.
3. Establezca una rutina para revisar los informes. Las revisiones diarias o frecuentes de todos los informes disponibles son poco prácticas e ineficientes. En su lugar, cree una cadencia que se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, los informes de satisfacción de los gerentes, de Pace y de los huéspedes podrían estar en tu lista para revisarlos a diario, mientras que los análisis de ventas, personal y canales de los restaurantes podrían analizarse semanalmente y las pérdidas y ganancias mensualmente. Luego, designa a los miembros del equipo para que se encarguen de revisar informes específicos para que tu equipo no superponga responsabilidades.

En última instancia, los objetivos, los sistemas y las rutinas de su hotel están sujetos a cambios. El éxito de la elaboración de informes es dinámico; lo importante es qué es lo que mejor se adapta a su hotel en cada momento.

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