I 17 report sugli hotel di cui hai assolutamente bisogno per far crescere la tua attività

Al giorno d'oggi, il cielo è il limite quando si tratta di reportistica alberghiera. Con lo strumento o il sistema giusto, puoi tracciare praticamente qualsiasi cosa. Le tue opzioni sono infinite.

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Per alcuni, ciò significa che trovare i report sugli hotel giusti per il tuo successo può farti girare la testa. È qui che entriamo in gioco noi, offrendoti una guida concisa per semplificare le tue esigenze di segnalazione.

I 5 tipi di report sugli hotel da generare

Quasi ogni azione in un hotel, da parte di ospiti o personale, lascia una traccia digitale, altrimenti nota come data point. Ad esempio, quando un ospite prenota tramite un'agenzia di viaggi online (OTA), genera un record sia nel sistema dell'OTA che nel tuo Property Management System (PMS). Allo stesso modo, il tuo software di reportistica può anche tenere traccia di ogni volta che il tuo personale ha avuto successo vende una camera d'albergo, così puoi iniziare ad analizzare le tue strategie di upselling più efficaci e gli ospiti più propensi ad accettare l'offerta.

Comprendere come e cosa puoi (e dovresti) tracciare in un report, tuttavia, è fondamentale per prendere decisioni informate. Di seguito sono elencate le principali categorie di tipi di report negli hotel:

1. Audit notturno: questo processo viene eseguito dopo la mezzanotte per concludere il giorno precedente e iniziare il successivo. Questi report garantiscono l'accuratezza finanziaria, offrono informazioni dettagliate sulle prestazioni quotidiane e gettano le basi per la giornata a venire.
2. Front office: questi report coprono vari argomenti relativi alle entrate, soddisfazione degli ospiti e operazioni.
3. Alimenti e bevande: Questi report mirano a garantire il successo monitorando le esigenze di inventario, calcolando i prezzi, contando gli ospiti serviti e gestendo tavoli e schede.
4. Pulizie: Nella migliore delle ipotesi, le pulizie sono un processo ben orchestrato che rimane invisibile per fornire migliore esperienza per gli ospiti. Una solida reportistica sul turnover degli ospiti e sui programmi di manutenzione aiuta a renderlo possibile.
5. Amministrazione: Come altre aziende, anche gli hotel gestiscono report amministrativi generali come profitti e perdite, soddisfazione dei dipendenti o spese straordinarie.

Lavorare in modo più intelligente: report da 5 sistemi che già utilizzi

Se ti sei affidato a fogli di calcolo laboriosi per redigere i report sugli hotel, abbiamo buone notizie: gran parte dei dati che devi tracciare sono automatizzati. Ciò significa che le funzionalità di reporting fondamentali di cui hai bisogno per gestire un'attività alberghiera di successo probabilmente sono già presenti nel tuo stack tecnologico.

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Le notizie non proprio buone? Non esiste una configurazione universale che possiamo consigliare per una reportistica completa. Questo perché ogni hotel utilizza sistemi tecnologici diversi e ciò che funziona per la tua struttura potrebbe non funzionare per un'altra.

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Detto questo, alcuni dei sistemi più importanti che già utilizzi dispongono di funzionalità di reporting. Questi includono:

• Sistemi di gestione della proprietà (PMS)
• Gestori di canale
• Sistemi di gestione delle entrate (RMS)
• Strumenti per punti vendita (POS)
• piattaforme di gestione degli ospiti

Ognuno di questi sistemi contiene dati, ma è necessario integrarli laddove possibile per evitare silos di dati e massimizzare l'efficacia delle attività di reporting.

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Quali sistemi generano quali report? Siamo lieti che tu l'abbia chiesto. Ecco un esempio di hotel che utilizza la raccolta di report del front office da quattro sistemi diversi anziché da un'unica piattaforma integrata.

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Sebbene ci siano vantaggi nell'affidarsi a uno o due sistemi di reporting, non è un requisito. Man mano che i nuovi strumenti si evolvono, potrebbero evolversi anche le tue risorse. In definitiva, una configurazione che funziona per un hotel potrebbe non funzionare per un altro con obiettivi e priorità diversi.

Lo Starter Kit: 17 report e metriche alberghiere essenziali da monitorare

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Per aiutarti a decidere quali metriche raccogliere, analizzeremo un elenco di report di cui ogni hotel ha bisogno. Per ogni rapporto, discuteremo di cosa tracciano e dove li troverai.

Rapporti di audit notturni

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Alla fine della giornata (gioco di parole), ci sono tre tipi di rapporti negli hotel di cui non puoi fare a meno.

1. Rapporto del manager

Come suggerisce il nome, questo rapporto aiuta i direttori generali e i proprietari a rivedere le entrate totali generate. È una visualizzazione dettagliata che riassume le prestazioni giornaliere e le informazioni possono aiutare a guidare il processo decisionale.

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Il rapporto calcola metriche come la tariffa giornaliera media (ADR), le entrate medie delle camere (ARR), il tasso di occupazione, le entrate per camera disponibile (RevPAR) e il costo per camera occupata (CPOR). Inoltre, calcola e elenca le spese di camera, i pagamenti ricevuti e crediti e le spese. Il report del manager viene generalmente generato nel PMS.

2. Previsione giornaliera

La previsione giornaliera è uno strumento di pianificazione esclusivamente per il giorno successivo. Include arrivi imminenti, partenze, occupazione e tariffa media della camera (ARR). Oltre a stabilire le aspettative su come potrebbe essere il rapporto dei manager di domani, aiuta i team addetti alle vendite e al front office a pianificare la giornata. Trovalo nel PMS.

3. Punto vendita (POS) e rapporto del cassiere

I POS e i rendiconti delle casse degli hotel documentano tutte le transazioni. Mentre il rapporto POS si concentra sui singoli terminali presenti all'interno dell'hotel, il rapporto del cassiere si concentra sulla reception. Aspettatevi di vedere totali e saldi in entrambi. Vengono generati nel POS e nel PMS.

4. Rapporti fiscali

Le tasse variano in complessità a seconda della città, dello stato e del paese. Anche fattori come la durata del soggiorno e l'origine dell'ospite possono influire sull'importo delle tasse da pagare. Un buon PMS può generare report fiscali pertinenti per garantire la conformità.

Rapporti del Front Office

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Al centro delle tue operazioni, il reporting del front office è alla base del processo decisionale. I seguenti quattro sono essenziali per tutti gli hotel.

5. Rapporto Pace

Lo scopo del rapporto sulla pace è far luce sul futuro e confrontare il passato. Le metriche chiave come le entrate, le notti pernottate vendute e le entrate per camera disponibile offrono informazioni preziose per i prezzi strategici e il marketing. Questi report possono essere generati da un RMS o PMS.

6. Analisi del canale

Scoprire da dove provengono le prenotazioni è una cosa, ma influenzarne l'origine è un'altra. I report di analisi dei canali vengono spesso utilizzati per aiutare risparmiare sulle commissioni analizzando metriche come il tasso di conversione, il costo e le entrate totali in base al canale di distribuzione. Se uno ha prestazioni migliori di un altro, puoi adattarlo di conseguenza. Le visualizzazioni dettagliate sono disponibili nei sistemi RMS e PMS.

7. Segmentazione del mercato

Quando comprendi i tipi di ospiti che servi, puoi personalizzare meglio le tue iniziative di marketing. I report sulla segmentazione del mercato rivelano i dati demografici degli ospiti (età, scopo del viaggio e provenienza) e possono persino individuare segmenti target come famiglie, viaggiatori di piacere o coppie, in base a metriche come l'ADR o Durata media del soggiorno (ANCHE). Controlla il tuo PMS per i report sulla segmentazione del mercato.

8. La soddisfazione degli ospiti

I punteggi elevati di soddisfazione degli ospiti, altrimenti noti come recensioni positive, attirano più clienti mentre le recensioni negative evidenziano le aree di crescita. Se la procedura di pagamento include suggerimenti per i sondaggi tra gli ospiti, puoi analizzare Punteggi di soddisfazione dei clienti (CSAT) e metriche di coinvolgimento per valutare l'esperienza complessiva degli ospiti. Genera questi report utilizzando una piattaforma centralizzata di gestione degli ospiti. Ancora meglio, incorpora pagamento senza contatto che guida gli ospiti a lasciare recensioni positive attraverso un breve sondaggio personalizzabile, in modo da poter accedere a montagne di dati utilizzabili.

9. Quota di mercato

I report sulle quote di mercato misurano la tua prestazioni rispetto ai concorrenti. Questi report forniscono parametri di riferimento che puoi utilizzare per confrontare le prestazioni, come Indice di generazione di entrate (RGI). È possibile reperire questi report da fornitori specializzati che aggregano i dati della concorrenza.

Rapporti F&B

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Questi report allineano le operazioni, le prestazioni e gli obiettivi relativi a cibo e bevande con la strategia generale del tuo hotel.

10. Vendite e fatturato dei ristoranti

I report sulle vendite e sul fatturato dei ristoranti tengono traccia delle prestazioni del settore F&B. Esplora metriche come il tasso di rotazione dei tavoli, il controllo medio per cliente e le entrate per ora di posto disponibile. A seconda delle funzionalità di reporting, puoi filtrare per segmento, ad esempio ristorante o bar, e rivedere le entrate previste rispetto alle entrate effettive. Il tuo POS può generare questo rapporto.

11. Rapporto sulla cucina

Lo chef e il personale di cucina possono utilizzarlo come guida per l'acquisto di cibo e il monitoraggio dell'inventario della cucina. Metriche come la redditività delle voci di menu e il rapporto di rotazione delle scorte aiutano a gestire i costi. Trova questo rapporto nel tuo strumento POS.

12. Rapporto sugli sprechi

Un rapporto sugli sprechi ti aiuta a ordinare in modo più responsabile monitorando gli ingredienti comunemente sprecati. Quando tieni traccia degli importi delle perdite e dei motivi degli sprechi, puoi controllare il processo di gestione dell'inventario per ridurre i costi. Per questo rapporto, utilizza uno strumento POS.

Rapporti sulle pulizie

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Questi rapporti rivelano ciò che di solito è nascosto a tutti tranne che alle pulizie. Offrono visibilità su altri reparti e aiutano il tuo team a operare in modo più efficiente.

13. Rapporto sullo stato della camera

Il team addetto alle pulizie utilizzerà questo rapporto per comunicare con gli altri reparti in merito all'occupazione, allo stato del fatturato e al posto vacante. Se automatizzato e sincronizzato con il tuo PMS, il rapporto può notificare al personale addetto alle pulizie quando un ospite effettua il check-in, rendendo il processo di pulizia più efficiente. I team della reception sfrutteranno questo rapporto per accedere alle informazioni in tempo reale durante il check-in e la prenotazione. Accesso creazione di report di pagamento intelligenti nella tua sindrome premestruale.

14. Stato e fatturazione del minibar

Lo scopo di questo rapporto è mantenere la fatturazione accurata e le scorte sotto controllo. Automatico o inserito manualmente, elenca la spesa e può essere trovato nel tuo PMS.

15. Liste di controllo e note per le pulizie

Personalizza il processo di pulizia delle camere del tuo hotel con una lista di controllo tracciabile che il team può utilizzare per segnalare le aree che richiedono attenzione, come riparazioni o sostituzioni. Gli strumenti di pulizia all'interno dei sistemi PMS offrono questa funzionalità e la creazione di report per una maggiore efficienza.

Rapporti degli amministratori

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Sebbene i report amministrativi non siano esclusivi degli hotel, questi report sono fondamentali per monitorare il successo della tua attività.

16. Profitto e perdita

Questo rapporto è il risultato finale e fa parte del tuo rendiconto finanziario. I report dettagliati riveleranno metriche che vanno oltre i totali, ad esempio Reddito operativo netto (NOI). Questo rapporto è redatto seguendo l'Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI).

17. Personale

Lo scopo di un rapporto sul personale alberghiero è ottimizzare la pianificazione e la gestione della manodopera. Le metriche includono livelli di personale, costi di manodopera e indicatori di produttività. Gli strumenti specializzati offrono informazioni sull'efficienza della pianificazione.

3 consigli per semplificare i report sugli hotel

Man mano che la tecnologia avanza e gli ospiti richiedono di più esperienze personalizzate, è importante che anche le tue strategie di reporting si evolvano. La reportistica isolata non mostra il quadro completo e quando i tuoi team non hanno visibilità su tutti i punti di contatto, diventa più difficile per loro offrire un ottimo servizio agli ospiti.

1. Identifica i tuoi obiettivi. Gli indicatori chiave di performance (KPI) possono cambiare in base alla stagione, alle prestazioni e agli obiettivi. Assegna la priorità ai report di conseguenza. Ad esempio, potresti concentrarti su Ricavi totali per camera disponibile (TrevPAR) durante l'alta stagione, oppure ingrandisci il contributo alle entrate dei ristoranti durante la settimana dei ristoranti locali. Allo stesso modo, se il tuo obiettivo è aumentare aumento dei ricavi creare un visualizzazione personalizzata su vari intervalli di tempo per informare la tua strategia di vendita.
2. Rimpicciolisci. Quando più sistemi possono produrre lo stesso rapporto, scegli la fonte più completa. Potresti semplicemente analizzare i punteggi delle recensioni di Google per valutare le prestazioni del tuo servizio clienti, ma una visualizzazione aggregata di vari siti fornisce un quadro più completo.
3. Stabilisci una routine per la revisione dei report. Le revisioni giornaliere o frequenti di ogni rapporto disponibile sono poco pratiche e inefficienti. Invece, crea una cadenza adatta alle tue esigenze. Ad esempio, i report su Manager, Pace e Guest Satisfaction potrebbero essere inclusi nell'elenco per essere esaminati quotidianamente, mentre le vendite, il personale e l'analisi del canale nei ristoranti potrebbero essere gestiti settimanalmente e il P&L mensilmente. Quindi, designa i membri del team che si occupino della revisione di report specifici in modo che il team non si sovrapponga le responsabilità.

In definitiva, gli obiettivi, i sistemi e le routine del tuo hotel sono soggetti a modifiche. Una reportistica efficace è dinamica; si tratta solo di scegliere ciò che meglio si adatta al tuo hotel al momento.

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