Tout ce que vous devez savoir sur les formulaires d'autorisation des cartes de crédit des hôtels

Les hôtels du monde entier sont confrontés aux formulaires d'autorisation de paiement par carte de crédit depuis des décennies, et le sont toujours aujourd'hui ! Cependant, les formulaires d'autorisation d'antan ne fonctionnent plus aussi bien qu'avant. Les formulaires d'autorisation de carte de crédit papier et PDF sont n'est plus conforme à la norme PCI et exposent les hôteliers à des rétrofacturations coûteuses, voire à de lourdes sanctions financières. Quelle taille ? Les amendes pour non-conformité à la norme PCI peuvent aller de 5 000$ à 100 000$ par mois jusqu'à ce que le commerçant soit en conformité. Cependant, il existe des alternatives que les hôtels devraient connaître.

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Dans cet article, nous allons passer en revue ce que les hôteliers doivent savoir sur les formulaires d'autorisation des cartes de crédit des hôtels et les meilleures façons de les utiliser avec les clients.

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Allons-y.

Qu'est-ce qu'un formulaire d'autorisation de carte de crédit d'hôtel ?

Un formulaire d'autorisation de carte de crédit d'hôtel est un document qui permet à un client de séjourner dans un établissement lorsqu'un tiers (c'est-à-dire une autre personne ou organisation) le paie. Ils sont généralement utilisés lorsque le client n'a pas la carte sur lui, mais qu'il est autorisé à l'utiliser par le titulaire de la carte pour payer une chambre, une salle de banquet, une salle de conférence, etc.

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Les formulaires d'autorisation par carte de crédit sont régulièrement utilisés par les entreprises clientes, les parents qui paient pour les enfants, les organisateurs d'événements et d'autres personnes pour payer les services et l'espace dans un établissement hôtelier.

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Traditionnellement, les hôtels utilisaient des formulaires papier et PDF qui devaient être envoyés par courrier électronique et/ou télécopié entre le titulaire de la carte et le personnel de l'établissement. Bien que de nombreux hôtels utilisent encore ces formulaires papier et PDF, il existe aujourd'hui des alternatives numériques qui peuvent être utilisées pour transférer des informations sensibles relatives aux cartes de crédit de manière beaucoup plus sécurisée via le Web. Par exemple, Canary Technologies Autorisations numériques Cette solution permet aux hôteliers de créer rapidement des formulaires d'autorisation sécurisés auxquels les clients peuvent accéder via des liens Web uniques.

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Qu'est-ce qui est inclus dans un formulaire d'autorisation pour les hôtels ?

Un certain nombre d'informations importantes doivent être incluses sur un formulaire d'autorisation. Bien qu'il puisse y avoir des variations d'un hôtel à l'autre, les formulaires de la plupart des établissements suivront le même format de base.

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Voyons maintenant à quoi cela ressemble section par section.

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Informations de base pour les clients

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De toute évidence, un formulaire d'autorisation doit fournir le nom de la personne pour laquelle la carte paie, ainsi que certaines informations de base, telles que certaines informations de contact (par exemple, numéro de téléphone, e-mail, etc.), les dates de séjour dans l'établissement et toutes les notes importantes concernant son séjour.

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Informations relatives au séjour

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Outre les informations personnelles d'un client, vous aurez également besoin de connaître certaines informations qui seront spécifiquement liées à son séjour. Les formulaires d'autorisation des hôtels comportent généralement une section dans laquelle le titulaire de la carte peut limiter le type de frais pouvant être facturés sur la carte. Si un client commande une chambre et des boissons à l'hôtel, mais que cela n'a pas été indiqué comme type de frais à facturer sur la carte, celui-ci devra être payé directement par le client.

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D'autres types d'informations peuvent être inclus dans cette section, notamment le type d'autorisation (ponctuelle ou continue) et le numéro de confirmation.

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Informations relatives à la carte de crédit

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La section suivante qui est incluse dans un formulaire d'autorisation de carte de crédit concerne les informations de la carte elle-même. Cela inclut le numéro de carte de crédit, la date d'expiration et le code CVV. En général, les types de cartes de crédit (Visa, MasterCard, etc.) acceptés seront indiqués dans cette section et une case peut être cochée pour indiquer celle fournie par le titulaire de la carte.

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Informations de facturation du titulaire de la carte

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La section qui suit les informations de carte de crédit est généralement réservée aux informations de facturation et à l'adresse du titulaire de la carte. Le nom, l'entreprise (le cas échéant) et l'adresse complète sont généralement requis.

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Signature et accusé de réception

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Comme presque tous les autres types de documents juridiquement contraignants, le formulaire d'autorisation de carte de crédit d'un hôtel se termine par un espace réservé à la signature du titulaire de la carte. Il se peut également qu'une case à cocher indique qu'ils comprennent que les informations de leur carte sont exactes et qu'elles seront utilisées pour payer les services de l'hôtel.

Les problèmes liés aux formulaires d'autorisation papier et PDF

Bien qu'ils soient encore plus courants dans l'industrie hôtelière qu'on ne le pense, les formulaires d'autorisation de carte de crédit papier et PDF présentent un certain nombre de problèmes pour les hôteliers qui les utilisent.

Les problèmes liés aux formulaires papier et PDF incluent :

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• Les formulaires d'autorisation de carte de crédit papier et PDF sont très peu sûr et n'est plus considéré comme conforme à la norme PCI. Ces formulaires constituent des risques de sécurité connus fréquemment ciblés par des acteurs malveillants et entraînent souvent des cas de fraude et de rétrofacturation impossibles à obtenir en raison d'une non-conformité à la norme PCI. Et c'est particulièrement une mauvaise nouvelle, car les rétrofacturations ont un impact négatif direct sur les résultats financiers d'un hôtel et peuvent réduire de 2 à 4 % du chiffre d'affaires total de l'établissement.
• Les formulaires papier et PDF prennent du temps à remplir et à stocker, ce qui accapare souvent de précieuses heures de la journée de travail et peut empêcher le personnel de la réception d'aider les clients de l'établissement. Et en cas de rétrofacturation, récupérer les informations nécessaires pour y remédier peut être une véritable perte de temps.
• L'envoi et l'envoi de ces documents par télécopie et par courrier électronique sont pénibles et nuisent à l'expérience de la personne qui paie pour le client, ce qui peut avoir un effet négatif sur les activités futures du titulaire de la carte.

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Les avantages des autorisations numériques de Canary

Canaris Autorisations numériques La solution offre aux hôtels une alternative sécurisée aux formulaires papier et PDF et est classée parmi les meilleures solutions de l'industrie hôtelière Cybersécurité et prévention de la fraude #1 selon les avis de clients indépendants sur HoteTechReport.

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Les avantages de la solution d'autorisation numérique de Canary incluent :

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• Une infrastructure entièrement conforme à la norme PCI
• Outils de détection des fraudes intégrés qui aident à prévenir les fraudes et les rétrofacturations avant qu'elles ne se produisent
• Création en un clic d'un formulaire d'autorisation sécurisé adapté aux mobiles, accessible via un lien Web unique
• Un tableau de bord sécurisé et facile à utiliser pour suivre les autorisations et récupérer les informations importantes en cas de rétrofacturation
• Complétion plus rapide des formulaires et réduction du temps perdu par le personnel en tâches administratives
• Meilleure expérience utilisateur pour les titulaires de cartes

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Conclusion

Les formulaires d'autorisation de carte de crédit sont un outil important que presque tous les types d'hôtels doivent utiliser. Cependant, la manière dont un hôtel s'y prend peut avoir des répercussions importantes sur la sécurité des données des clients, la conformité à la norme PCI, l'efficacité du personnel, l'expérience client, etc.

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Les formulaires d'autorisation papier et PDF présentent d'énormes risques de sécurité et ne peuvent être que source de maux de tête pour les hôteliers. Mais il y a une bonne nouvelle ! La solution d'autorisation numérique de Canary est facile à utiliser, entièrement conforme à la norme PCI, réduit la fraude et les rétrofacturations jusqu'à 90 % et permet de gagner des heures de travail administratif.

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Pour une démonstration de la solution d'autorisation numérique PCI de Canary, CLIQUEZ ICI.

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