14 modelli di email per hotel per perfezionare la comunicazione con gli ospiti

Il servizio clienti è un elemento innegabile dell'ospitalità. Ma un ottimo servizio clienti non esisterebbe senza un'ottima comunicazione con gli ospiti. Un modello di email per hotel ben scritto, pronto per essere personalizzato in qualsiasi momento, ti aiuta a migliorare la comunicazione con gli ospiti, a rimanere fedele al marchio e a rispondere più rapidamente.

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Questo perché le email sono uno dei modi più efficienti per comunicare con gli ospiti. Che tu voglia convincerli a prenotare nuovamente con te o ricordare loro un viaggio imminente, le email sono preziose per la tua strategia di marketing e comunicazione.

Lasciati ispirare da 14 modelli di email

Il segreto per scrivere un'ottima email per gli ospiti è capire il tuo pubblico. Pensa a cosa li entusiasmerebbe in base alla loro fascia demografica. Vale la pena dedicare quel pizzico di impegno in più alle tue e-mail, fidati di noi. Ma per darti un vantaggio, abbiamo messo insieme 14 tipi di modelli di email:

1. Modello di email di conferma della prenotazione

Oggetto: La tua prenotazione è confermata!

2. Modello di email prima dell'arrivo

Oggetto: Cosa devi sapere sul tuo prossimo soggiorno

3. Modello di email di benvenuto

Oggetto: Un caloroso benvenuto a [Nome dell'hotel]

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Hai bisogno di un po' più di ispirazione? Dai un'occhiata al nostro blog: Come scrivere un messaggio di benvenuto per gli ospiti dell'hotel (+7 modelli)

4. Modello di email post-soggiorno

Oggetto: È stato un piacere!

5. Modello di email del programma fedeltà

Oggetto: Diventa un membro stimato di [Nome dell'hotel]

6. Modello di email per offerte speciali/promozioni

Oggetto: La tua offerta esclusiva da [Nome dell'hotel] ti aspetta!

7. Modello di email per l'annuncio di un evento

Oggetto: Salva la data per un evento indimenticabile!

8. Modello di email per newsletter

Oggetto: Rimani aggiornato

9. Modello di email upselling

Oggetto: Migliora il tuo soggiorno con un upgrade o un componente aggiuntivo

10. Modello di email di avviso meteorologico

Oggetto: Avviso meteorologico: preparatevi per il vostro soggiorno

11. Modello di email smarrito

Oggetto: Hai perso un oggetto durante il tuo soggiorno?

12. Modello di email di auguri per occasioni speciali

Oggetto: Ti auguro un [Titolo dell'occasione] molto speciale a [Nome dell'hotel]!

13. Modello di email del programma di riferimento

Oggetto: Share the Love: ti presentiamo il programma di riferimento di [Nome dell'hotel]!

14. Modelli di email di annullamento

Oggetto: Aggiornamento importante relativo alla tua richiesta

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Scoprite come Canary Messaging consente all'aeroporto Clarion Pointe Greensboro di avvisare facilmente gli ospiti sulla disponibilità di biscotti appena sfornati presso la reception.

7 modi intelligenti per ottenere il massimo dalle tue email

Ora che hai i modelli, è il momento di adottare alcune regole da seguire per sfruttare al meglio le tue comunicazioni via email. Il segreto inizia con il modo in cui li scrivi e li formuli. È importante utilizzare un linguaggio persuasivo e adatto al marchio, adatto al destinatario. Ma non è tutto:

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Personalizzazione delle email

La personalizzazione è la regina! In un Hotel Voco di IHG Hotels and Resorts studio: il 48% degli intervistati ha affermato che un servizio cordiale, accessibile e personalizzato è più importante che mai.

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Ecco come personalizzare le tue email:

• Rivolgiti agli ospiti in modo appropriato. Chiama l'ospite con il suo nome e i suoi pronomi preferiti: rivolgiti sempre agli ospiti con il loro nome e con i pronomi preferiti (se specificati).
• Personalizza offerte e consigli: utilizza la cronologia degli acquisti dei tuoi ospiti per scoprire quali offerte promozionali e consigli potrebbero interessarli di più.
• Personalizza le righe dell'oggetto: includi il nome del tuo ospite nell'oggetto o menziona qualcosa di specifico del suo soggiorno.
• Riconosci le occasioni speciali: congratulati con gli ospiti per compleanni, anniversari, matrimoni e altre occasioni speciali.

Ottimizzazione mobile

Rendere le e-mail ottimizzate per i dispositivi mobili è fondamentale nel mondo di oggi. Ecco come puoi ottimizzare le tue email per dispositivi mobili:

• Design reattivi: assicurati che le tue e-mail possano adattarsi a diverse dimensioni dello schermo (ad esempio laptop, smartphone, tablet ecc.).
• TLDR, sii conciso ma non impersonale: mantieni i tuoi contenuti brevi e pertinenti, ma assicurati di includere tutte le informazioni importanti.
• Numeri di telefono ed e-mail cliccabili: fai in modo che i tuoi destinatari ti chiamino facilmente con un clic di un pulsante. Non è necessario copiare e incollare qui!

Test A/B

Non tutte le email lo distrarranno. A volte capita di creare un flop: è proprio questa la realtà dell'email marketing e della comunicazione degli hotel per gli ospiti!

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Il test A/B ti consente di scoprire quali messaggi funzionano meglio per il tuo particolare pubblico o segmento di pubblico. Ecco come:

• Scegli le variabili da testare: potrebbe essere una riga dell'oggetto, una copia dell'email, immagini o inviti all'azione.
• Dividi il tuo pubblico: dividi la tua mailing list in due segmenti uguali e casuali. Un segmento riceverà email (A) e l'altro riceverà email (B).
• Prova una variabile alla volta: questo è un ottimo modo per attribuire con precisione le variazioni delle prestazioni. Se testate più variabili contemporaneamente, ad esempio modificando le immagini e l'oggetto, non saprete quale modifica ha influenzato i risultati.

Conformità e privacy dei dati

La conformità e la riservatezza dei dati non devono essere prese alla leggera. Potresti conoscere il California Consumer Privacy Act (CCPA) o, se stai comunicando con ospiti in Europa, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Si tratta di normative sulla protezione dei dati progettate per dare alle persone un maggiore controllo sui propri dati personali e imporre obblighi alle aziende affinché gestiscano tali dati in modo responsabile.

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Esistono diversi modi per assicurarti che le tue email siano conformi, tra cui:

• Comprendi le normative sulla protezione dei dati: è fondamentale informarsi sulle normative sulla protezione dei dati che riguardano il tuo hotel. Questo ti aiuterà a mantenere la conformità.
• Ottieni il consenso esplicito: chiedere agli ospiti il permesso di comunicare con loro via e-mail ti mantiene conforme a varie normative. Dimostra anche un impegno per la loro privacy.
• Sii trasparente nei dati che raccogli: includi un piccolo link nella parte inferiore delle tue e-mail che le rimanda alla tua politica sulla privacy.

Tempistica e frequenza

L'invio delle e-mail al momento giusto ha un grande impatto sui tassi di apertura e sui click-through. Inviane troppe e il tuo pubblico potrebbe irritarsi. Inviane troppo pochi e il tuo pubblico potrebbe dimenticare che esisti. Anche se non c'è mai una risposta semplice, ecco cosa Hotel a King consiglia:

• La pertinenza è importante: le comunicazioni di benvenuto, i saluti e le azioni che aggiungono valore al consumatore hanno i tassi di conversione più elevati.
• Strategia sulla tempistica: l'ora e il giorno in cui invii la tua email dipendono dal segmento di pubblico.
• I dati: Hotelinking ha rilevato che l'orario preferito per finalizzare le prenotazioni stimolate dalle campagne e-mail degli hotel è tra le 21:30 e le 22:00.
• Inoltre, J.D. Power ha rilevato che i punteggi complessivi di soddisfazione diminuiscono in media di 66 punti quando gli hotel non inviano comunicazioni prima del soggiorno.

Segmentazione

La segmentazione è una potente strategia per migliorare la comunicazione e-mail adattando i messaggi a gruppi specifici di ospiti in base a caratteristiche condivise. Ecco alcuni modi in cui puoi segmentare il tuo pubblico:

1. Demografico: età, sesso, reddito, istruzione, occupazione e stato civile.
2. Geografico: posizione, regione, clima, aree urbane o rurali e densità di popolazione.
3. Comportamentale: comportamenti, preferenze, modelli di utilizzo, fedeltà alla marca e abitudini di acquisto.

Metriche e analisi

Una volta che le tue email o le tue campagne e-mail sono state scritte, formattate e pronte per essere inviate, è il momento di rilassarti. Solo scherzando: ora è il momento di misurare le loro prestazioni. Ecco alcune metriche che puoi utilizzare per misurare il successo delle tue campagne email:

• Metriche di coinvolgimento via email: tasso di apertura, percentuale di clic (CTR), tasso di conversione, frequenza di rimbalzo e tasso di inoltro/condivisione.
• Performance di segmentazione: tasso di conversione per segmento, dimensione del segmento, crescita del segmento e tasso di abbandono del segmento.
• Analisi del percorso del cliente: coinvolgimento dei punti di contatto, tempo di conversione, tasso di fidelizzazione dei clienti, tasso di abbandono e soddisfazione del cliente (CSAT).

Utilizzo della tecnologia per semplificare la messaggistica agli ospiti

L'email è efficace, ma oggi gli ospiti vogliono una comunicazione in tempo reale. Quarantacinque percento degli ospiti dell'hotel affermano che preferirebbero segnalare un problema tramite SMS o un'applicazione di messaggistica.

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Prendi in considerazione l'idea di investire in un sistema di gestione degli ospiti per abilitare la messaggistica basata su testo e semplifica la comunicazione con gli ospiti con risposte potenziate dall'intelligenza artificiale.