14 modèles d'e-mails d'hôtel pour affiner la communication avec les clients

Le service client est indéniablement un élément essentiel de l'hospitalité. Mais un excellent service client n'existerait pas sans une excellente communication avec les clients. Un modèle d'e-mail d'hôtel bien rédigé, prêt à être personnalisé à tout moment, vous aide à améliorer la communication avec les clients, à rester fidèle à votre marque et à réagir plus rapidement.

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En effet, les e-mails constituent l'un des moyens les plus efficaces de communiquer avec les clients. Que vous les persuadiez de réserver à nouveau auprès de vous ou que vous leur rappeliez un voyage à venir, les courriels sont d'une valeur inestimable pour votre stratégie de marketing et de communication.

Laissez-vous inspirer grâce à 14 modèles d'e-mails

Le secret pour rédiger un e-mail d'invité de qualité est de comprendre votre public. Réfléchissez à ce qui pourrait les enthousiasmer en fonction de leur démographie. Faire cet effort supplémentaire dans vos e-mails en vaut la peine, faites-nous confiance. Mais pour vous donner une longueur d'avance, nous avons rassemblé 14 types de modèles d'e-mails :

1. Modèle d'e-mail de confirmation de réservation

Objet : Votre réservation est confirmée !

2. Modèle d'e-mail avant l'arrivée

Objet : Ce que vous devez savoir à propos de votre prochain séjour

3. Modèle d'e-mail de bienvenue

Objet : Bienvenue à [Nom de l'hôtel]

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Vous avez besoin d'un peu plus d'inspiration ? Consultez notre blog : Comment rédiger un message de bienvenue pour les clients de l'hôtel (+7 modèles)

4. Modèle d'e-mail post-séjour

Sujet : C'était un plaisir !

5. Modèle d'e-mail pour un programme de fidélité

Objet : Devenez un membre apprécié de [Nom de l'hôtel]

6. Modèle d'e-mail d'offre spéciale/de promotion

Objet : Votre offre exclusive de la part de [Nom de l'hôtel] vous attend !

7. Modèle d'e-mail d'annonce d'événement

Sujet : Réservez la date pour un événement inoubliable !

8. Modèle d'e-mail de newsletter

Sujet : Restez au courant

9. Modèle d'e-mail de vente incitative

Objet : Améliorez votre séjour avec un surclassement ou un supplément

10. Modèle d'e-mail d'avis météo

Objet : Avis météo : Préparez votre séjour

11. Modèle d'e-mail perdu et trouvé

Objet : Avez-vous perdu un objet pendant votre séjour ?

12. Modèle d'e-mail de vœux pour une occasion spéciale

Objet : Je vous souhaite une très spéciale [Titre de l'occasion] à [Nom de l'hôtel] !

13. Modèle d'e-mail du programme de recommandation

Sujet : Share the Love : présentation du programme de recommandation de [nom de l'hôtel] !

14. Modèles d'e-mails d'annulation

Objet : Mise à jour importante concernant votre demande

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Découvrez comment Canary Messaging permet à l'aéroport Clarion Pointe Greensboro d'informer facilement ses clients de la disponibilité de biscuits fraîchement sortis du four à la réception.

7 façons intelligentes de tirer le meilleur parti de vos e-mails

Maintenant que vous avez les modèles, il est temps de suivre quelques règles de conduite pour tirer le meilleur parti de votre communication par e-mail. Le secret commence par la façon dont vous les écrivez et les formulez. Il est important d'utiliser un langage convaincant, adapté à la marque et adapté à votre destinataire. Mais ce n'est pas tout :

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Personnalisation des e-mails

La personnalisation est reine ! Dans un Les hôtels Voco d'IHG Hotels and Resorts étude : 48 % des personnes interrogées ont déclaré qu'un service amical, accessible et personnalisé est plus important que jamais.

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Voici comment personnaliser vos e-mails :

• Adressez-vous aux clients de manière appropriée. Appelez le client par son nom et ses pronoms préférés : adressez-vous toujours aux invités par leur nom et leurs pronoms préférés (s'ils sont spécifiés).
• Offres et recommandations personnalisées : utilisez l'historique des achats de vos clients pour découvrir les offres promotionnelles et les recommandations qui les intéressent le plus.
• Personnalisez les lignes d'objet : incluez le nom de votre client dans la ligne d'objet ou mentionnez quelque chose de spécifique à son séjour.
• Reconnaissez les occasions spéciales : félicitez vos invités pour les anniversaires, les mariages et autres occasions spéciales.

Optimisation mobile

Il est essentiel de rendre les e-mails adaptés aux mobiles dans le monde d'aujourd'hui. Voici comment optimiser vos e-mails pour les appareils mobiles :

• Designs adaptatifs : assurez-vous que vos e-mails peuvent s'adapter à différentes tailles d'écran (par exemple, ordinateur portable, smartphone, tablette, etc.).
• TLDR, soyez concis mais pas impersonnel : veillez à ce que votre contenu soit court et précis, mais veillez à inclure toutes les informations importantes.
• Numéros de téléphone et e-mails cliquables : permettez à vos destinataires de vous appeler facilement en cliquant sur un bouton. Pas de problème de copier-coller ici !

Tests A/B

Ce ne sont pas tous les e-mails qui vont l'éliminer. Parfois, vous ferez un flop. C'est exactement la réalité du marketing et de la communication par e-mail dans les hôtels clients !

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Les tests A/B vous permettent de déterminer quel type de message convient le mieux à votre public ou à votre segment d'audience. Voici comment procéder :

• Choisissez les variables à tester : il peut s'agir d'un objet, d'une copie d'un e-mail, d'images ou d'appels à l'action.
• Divisez votre audience : divisez votre liste d'e-mails en deux segments aléatoires et égaux. Un segment recevra un e-mail (A) et l'autre un e-mail (B).
• Testez une variable à la fois : c'est un excellent moyen d'attribuer avec précision les changements de performances. Si vous testez plusieurs variables à la fois, c'est-à-dire si vous modifiez les images et la ligne d'objet, vous ne saurez pas quel changement a influencé les résultats.

Conformité et confidentialité des données

La conformité et la confidentialité des données ne sont pas à prendre à la légère. Vous connaissez peut-être le California Consumer Privacy Act (CCPA) ou, si vous communiquez avec des clients en Europe, le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Il s'agit de réglementations de protection des données conçues pour donner aux individus un meilleur contrôle sur leurs données personnelles et imposer aux entreprises l'obligation de gérer ces données de manière responsable.

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Il existe plusieurs moyens de vous assurer que vos e-mails sont conformes, notamment :

• Comprenez les réglementations en matière de protection des données : il est essentiel de vous renseigner sur les réglementations en matière de protection des données qui concernent votre hôtel. Cela vous aidera à rester en conformité.
• Obtenir un consentement explicite : le fait de demander aux clients la permission de communiquer avec eux par e-mail vous permet de vous conformer aux diverses réglementations. Cela témoigne également d'un engagement en faveur de leur vie privée.
• Faites preuve de transparence dans les données que vous collectez : insérez un petit lien au bas de vos e-mails qui les redirige vers votre politique de confidentialité.

Chronométrage et fréquence

L'envoi de vos e-mails au bon moment a un impact important sur vos taux d'ouverture et de clics. Si vous en envoyez trop, votre public risque d'être irrité. Si vous en envoyez trop peu, votre public risque d'oublier que vous existez. Bien qu'il n'y ait jamais de réponse simple, voici Hôtel à King recommande :

• La pertinence est importante : les communications de bienvenue, les messages d'accueil et les actions qui apportent une valeur ajoutée au consommateur enregistrent les taux de conversion les plus élevés.
• Stratégie plutôt que calendrier : l'heure et le jour où vous envoyez votre e-mail dépendent du segment d'audience.
• Les données : Hotelinking a découvert que le moment préféré pour finaliser les réservations à la suite des campagnes par e-mail des hôtels se situait entre 21 h 30 et 22 h.
• En outre, J. D. Power a constaté que les scores de satisfaction globale baissent de 66 points, en moyenne, lorsque les hôtels n'envoient pas de communications avant le séjour.

Segmentation

La segmentation est une stratégie efficace pour améliorer votre communication par e-mail en adaptant les messages à des groupes spécifiques d'invités en fonction de caractéristiques communes. Voici quelques moyens de segmenter votre audience :

1. Démographie : âge, sexe, revenus, niveau de scolarité, profession et état civil.
2. Géographie : emplacement, région, climat, zones urbaines ou rurales et densité de population.
3. Comportemental : comportements, préférences, habitudes d'utilisation, fidélité à la marque et habitudes d'achat.

Métriques et analyses

Une fois que vos e-mails ou vos campagnes d'e-mails sont rédigés, mis en forme et en cours de préparation, il est temps de vous détendre. C'est une blague : il est temps de mesurer leurs performances. Voici quelques indicateurs que vous pouvez utiliser pour mesurer le succès de vos campagnes par e-mail :

• Statistiques d'engagement par e-mail : taux d'ouverture, taux de clics (CTR), taux de conversion, taux de rebond et taux de transfert/partage.
• Performances de segmentation : taux de conversion par segment, taille du segment, croissance du segment et taux de désabonnement du segment.
• Analyse du parcours client : engagement des points de contact, délai de conversion, taux de fidélisation des clients, taux d'abandon et satisfaction client (CSAT).

Utiliser la technologie pour rationaliser la messagerie aux clients

Le courrier électronique est efficace, mais aujourd'hui, les clients souhaitent communiquer en temps réel. Quarante-cinq pour cent des clients de l'hôtel déclarent qu'ils préféreraient signaler un problème par SMS ou via une application de messagerie.

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Envisagez d'investir dans un système de gestion des invités pour activer la messagerie textuelle et rationalisez la communication avec les clients grâce à des réponses optimisées par IA.